Business-Case-Entwicklung

Aus einer kleinen Effizienzanfrage wurde eine entscheidungsreife Roadmap über 4,19 Mio. €

4,19 Mio. €: modellierter Gesamtwert der Roadmap
ca. 947 %: modellierter ROI bei rund 500 Tsd. € Investition
5 bis 6 Wochen: modellierte Amortisation nach der Einführung

Sechs verkettete Knoten mit den Beschriftungen Geschäftsziel, Fähigkeit, Feature, Roadmap, Investition und erwarteter Wert; die Knoten leuchten nacheinander auf. — Abb. 01. Die Kette hinter dem Business Case: Geschäftsziel → Fähigkeit → Feature → Roadmap → Investition → erwarteter Wert.

Fallakte

Branche: Beratung für Projektsteuerung im Bau (Mittelstand, Tier 2)
Region: Deutschland
Leistung: Business-Case-Entwicklung
Team: Wayne ArendseLeiter Delivery & TransformationYurii KotulaCEO & Leiter Engineering
Systeme: Drei nicht verbundene Systeme, regulatorischer Rahmen aus AHO Heft 9 / VOB / HOAI

Über den Kunden

Ein deutsches Beratungsunternehmen für Projektsteuerung im Bau, das komplexe Gewerbebauten als unabhängiger Projektpartner begleitet.

Die Arbeit folgt AHO Heft 9, eng verzahnt mit dem Vertragsrecht der VOB und den Honorartafeln der HOAI: Dokumentation in fester Reihenfolge, Freigaben an jedem Phasenübergang, kaufmännische und rechtliche Prüfung in mehr als 300 Prozessschritten.

Das geschäftliche Problem

Die Ingenieure in der Projektsteuerung verbrachten 30 bis 40 % ihrer abrechenbaren Kapazität mit Verwaltung: Daten von Hand aus drei nicht verbundenen Systemen zusammentragen, Rechnungen von Auftragnehmern mit 50 bis 200 Seiten Zeile für Zeile mit dem Tischrechner prüfen, bei Honorarstreitigkeiten Vertragsklauseln abgleichen und Unterlagen bei Auftragnehmern nachfordern.

Der Auftrag zu Beginn war bescheiden: etwas Zeit bei der manuellen Arbeit sparen. Unter der Oberfläche fand die Diagnose einen strukturellen Engpass.

Was auf dem Spiel stand

Rund 2.550 Stunden manuelle Bearbeitung pro Projekt.
28 % der gesamten jährlichen Personalkosten für Ingenieure flossen in Verwaltung.
Rund 44 % an zusätzlich erreichbarem Umsatz blieben liegen, weil das Unternehmen ohne Neueinstellungen nicht wachsen konnte.
Risiko von Überzahlungen bei Rechnungen in Millionenhöhe und gebundenes Working Capital, weil Berichte verspätet kamen.

Was nicht funktionierte

Mehr als 300 kleinteilige Prozessschritte, einzeln erfasst
Die aufwendigsten 20 % der Aufgaben verursachten 80 % des Verwaltungsaufwands
Beispielaufgabe: 30,5 Stunden Durchlaufzeit, davon 11,5 Stunden aktive Arbeit und 19 Stunden Wartezeit
Drei nicht verbundene Systeme, aus denen Daten von Hand gezogen werden mussten
Rechnungsprüfung Zeile für Zeile anhand von Dokumenten mit 50 bis 200 Seiten

Vorgehen bei der Diagnose

Die Diagnose erfasste sämtliche über 300 Prozessschritte und modellierte dann, wo Automatisierung, Datenfluss und KI den Engpass beseitigen können, ohne die rechtliche Verantwortung anzutasten.

Strategie
Was ist die Chance wert?
Aus dem Wunsch nach Zeitersparnis wurde ein Wachstumsthema: Der Engpass war nicht nur ein Kostenproblem, er deckelte den erreichbaren Umsatz.
- Rund 44 % zusätzlich erreichbarer Umsatz verschenkt
- Wachstum blockiert, weil es an Neueinstellungen hing
- Hebel für das EBITDA identifiziert
Abläufe
Wo bleibt die Zeit wirklich?
Über 300 Schritte erfasst; die aufwendigsten 20 % der Aufgaben trugen 80 % der Last. Die Wartezeit war deutlich länger als die aktive Arbeitszeit.
- Rund 2.550 manuelle Stunden pro Projekt
- 30 bis 40 % der abrechenbaren Kapazität gehen in Verwaltung
- Beispiel: 30,5 Std. Durchlaufzeit → 1,5 Std. nach der Neugestaltung, davon rund 15 Min. aktive Arbeit
Technologie
Was trägt die Last zuverlässig?
Drei Engines, so um den regulatorischen Rahmen herum gebaut, dass sie nicht in ihn eingreifen. Die Freigabe durch Menschen bleibt erhalten.
- Integrationen nur mit Lesezugriff, kein System wird ersetzt
- Deterministische Prüfung vor jeder KI-Bewertung
- Lokal gehostete KI, Ergebnisse mit Rechtsquellen belegt

Was sich geändert hat

Engine 1: Daten, die fließen
API-Anbindungen mit reinem Lesezugriff an alle drei Systeme, die Compliance-Matrizen und die Dokumentation für die Phasenfreigaben automatisch zusammenstellen. Bewusst so gebaut, dass sie nicht in die Systeme eingreifen.
Engine 2: Deterministische Rechnungsprüfung
OCR plus Logik: Positionen aus Rechnungen und Angeboten auslesen, mit der Baseline abgleichen und Abweichungen automatisch markieren. Deterministisch überall dort, wo Geld gezählt wird.
Engine 3: Kognitiver Schutzschild für Compliance
Eine lokal gehostete KI mit Retrieval-Augmented Generation, trainiert auf Vertragsrecht, Honorartafeln und frühere Nachtragsforderungen. Sie erstellt Antwortentwürfe mit Rechtsquellen. Kein KI-Ergebnis wird ohne Freigabe durch einen Menschen rechtlich verbindlich; unterschreiben dürfen nur Projektleiter.

Entscheidungen

Integration ohne Eingriff
Anbindungen mit reinem Lesezugriff statt Austausch der Systeme. Der regulatorische Workflow bleibt unverändert, der manuelle Aufwand nicht.
Deterministisch, wo Geld fließt
Die Rechnungsprüfung läuft über OCR und explizite Regeln, nicht über das Urteil eines Modells. Die KI entwirft, Menschen unterschreiben.
Lokale KI, belegte Ergebnisse
Eine lokal gehostete Vektordatenbank mit Vertragsrecht und Honorartafeln, damit jeder Antwortentwurf seine Rechtsquelle mitliefert.
Phasen, die sich selbst finanzieren
Rund 500 Tsd. € Investition (rund 440 Tsd. € CapEx), verteilt über 44 Wochen. Das MVP umfasst die 60 Schritte mit dem höchsten Ertrag und bringt laut Modell rund 1,4 Mio. € Wert in den ersten 4 Monaten.

Ergebnisse

Kennzahl	Vorher	Nachher
Anteil der Verwaltung an der abrechenbaren Kapazität	30 bis 40 %	Neu gestaltete Abläufe, Beispielaufgabe 30,5 Std. → 1,5 Std.
Parallel betreute Projekte pro PM	Ausgangswert	ca. +67 %, gleiche Person, gleiche Belastung
EBITDA-Marge (modelliert)	ca. 18,9 %	ca. 42,6 %
Grundlage für die Investition	Eine vage Idee, Zeit zu sparen	Roadmap über 4,19 Mio. €, ca. 947 % ROI, Amortisation in 5 bis 6 Wochen

Strike Team

Erfahrene Engineering-Leads finden in einer Engineering Diagnostic zum Festpreis den eigentlichen Engpass und bleiben, bis er behoben ist. Project Rescue, Fractional CTO, Architektur und Business Cases.

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