Berater für energetische Modernisierung

Der CEO verantwortete Produktvision, Sprint-Planung, Priorisierung der Aufgaben, Stakeholder-Kommunikation und die täglichen Projektentscheidungen, alles gleichzeitig. Jede Entscheidung lief über ihn. War er nicht erreichbar, stand die Arbeit still. Das Team hatte weder eine Vertretung noch die Befugnis, selbstständig weiterzumachen.

Die Montagsrunden dauerten ganze Vormittage, ohne klare Agenda und ohne festgelegte Ergebnisse. An den Daily Stand-ups nahmen bis zu sechzehn Personen teil, die meisten ohne etwas Relevantes beizutragen oder mitzunehmen. Ein Teammitglied verlor allein durch unproduktive Meetings rund dreißig Prozent seiner verfügbaren Wochenstunden. Zeit für konzentriertes Arbeiten ging systematisch verloren.

Feedback, Entscheidungen und Status-Updates zu Aufgaben waren über vier verschiedene Tools verstreut. Entwickler übersahen regelmäßig Kommentare in Designdateien. Anforderungen wurden mündlich weitergegeben und nie aufgeschrieben. Es gab keine verlässliche Dokumentation darüber, was vereinbart war, wer es freigegeben hatte und was gerade Priorität hatte.

Bevor jemand in den Urlaub ging, gab es keine geregelte Übergabe. Fiel jemand aus, fing das restliche Team den Druck ab, ohne Struktur oder Dokumentation, auf die es sich stützen konnte. Das Wissen steckte in den Köpfen, nicht in Systemen.

Bei unbekannten Technologien konnten die Entwickler nicht verlässlich einschätzen, wie lange eine Aufgabe dauert. Termine verschoben sich immer wieder. Die Sprint-Planung beruhte auf Vermutungen, und Prioritäten wurden ständig reaktiv umgeworfen statt in strukturierten Entscheidungen festgelegt.

Ein fest zugeordneter Projektmanager übernahm Sprint-Planung, Aufgabenkoordination und Teamkommunikation. Der CEO konzentriert sich jetzt auf Produktstrategie und Vision. Entscheidungen sind verteilt und hängen nicht mehr davon ab, ob eine einzelne Person verfügbar ist.

Die Montagsrunden wurden neu strukturiert und über die Woche verteilt. An den Daily Stand-ups nimmt nur noch das Kernteam des Produkts teil, höchstens dreißig Minuten lang. Dabei ist nur noch, wer wirklich gebraucht wird, nicht mehr automatisch jeder. Das Team hat spürbar Zeit für konzentriertes Arbeiten zurückgewonnen.

Ein Tool pro Zweck. Kommentare zu Aufgaben im Projektmanagement-System. Feedback zu Design und Texten im Design-Tool. Tägliche Abstimmung im Team-Chat. Schriftliche Anforderungen in jeder Aufgabe. Rein mündliche Übergaben gibt es nicht mehr.

Ein Übergabeprozess wurde dokumentiert und bei einer echten Abwesenheit im Team erfolgreich getestet. Prozesse stehen jetzt in der Wissensdatenbank, nicht im Gedächtnis einzelner Personen. Vertretungen funktionieren, ohne dass eine Person alles wissen muss.

Die Zeiterfassung läuft, und die historischen Daten wachsen stetig. Je nach Sprint und Aufgaben liegt die Schätzgenauigkeit inzwischen bei 85 bis 93 %. Sie schwankt, statt auf einem festen Wert zu liegen, doch die Datenbasis für stabile Werte steht.