Single Family Office (SFO), Deutschland

No-Code-KI-Agenten für ein schlank aufgestelltes Family Office

Ein deutsches Single Family Office wollte seinen Betrieb skalierbarer machen und das Team von wiederkehrender manueller Arbeit entlasten. Intelvision hat die zeitintensivsten Prozesse im Office analysiert und eine Reihe von No-Code-Agenten gebaut, die diese Arbeit automatisch übernehmen. Die Agenten sind darauf ausgelegt, dem Senior-Team jeden Tag mehrere Stunden freizuspielen.

ca. 3 bis 4 Stunden pro Tagfür den Prinzipal freigespielt

Screens aus dem Projekt „No-Code-KI-Agenten für ein schlank aufgestelltes Family Office“

Über das Unternehmen

Single Family Office (SFO)
Deutschland
Schlank aufgestellt, kleines Senior-Team
Gebäudesanierung

Der Kunde ist ein deutsches Single Family Office. Es verwaltet über mehrere Mandate hinweg ein breit gestreutes Beteiligungsportfolio aus mehreren Unternehmen. Das Office ist schlank aufgestellt, ein kleines Senior-Team stemmt das Tagesgeschäft. Ziel war, diesen Betrieb stärker zu institutionalisieren und skalierbar zu machen, indem wiederkehrende manuelle Arbeit automatisiert wird.

Eckdaten

Zeit bis zum Projektstart: unter 2 Wochen
Beteiligtes Team: 2 KI-Entwickler, 1 Business Analyst, Leitung der Beratung
Dauer: 3+ Monate
Umfang: Prozessanalyse, No-Code-Agenten für die Automatisierung
Tech-Stack: KI-Automatisierung, n8n, GPT-5.4, LlamaParse, PostgreSQL, Neo4j

Projektüberblick

Das Office ist schlank aufgestellt und wird vom Gründer geführt. Ein kleines Senior-Team betreut ein breit gestreutes Portfolio aus mehreren Unternehmen. Ein guter Teil des Arbeitsalltags ging noch immer in wiederkehrende manuelle Aufgaben und Follow-ups. Das ist typisch für ein schnell wachsendes Office und genau der richtige Moment, um Routinearbeit in feste Strukturen zu überführen. Ziel war, die zeitintensivsten Prozesse zu automatisieren, damit die Zeit des Senior-Teams in Entscheidungen und in den Wert des Portfolios fließt statt in Verwaltung.

Intelvision hat zuerst die Prozesse des Office analysiert und herausgearbeitet, welche am meisten Handarbeit und Zeit kosten. Darauf aufbauend hat das Team den Ansatz für die Automatisierung entworfen und mit eigenen KI-Entwicklern umgesetzt. Die erste Version läuft bereits: drei No-Code-Agenten, die wiederkehrende Arbeit übernehmen (ein Meeting-Agent, ein Wissensdatenbank-Agent und ein Finanzreporting-Agent). Zugleich sind die Agenten als Grundlage für ein größeres Operating System angelegt, das später darauf aufsetzen soll.

Herausforderungen

Wiederkehrende Arbeit, die sich zu automatisieren lohnt
Ein großer Teil des Arbeitsalltags ging in wiederkehrende manuelle Aufgaben und Follow-ups. Diese Arbeit war nötig, schuf aber wenig Wert und eignete sich klar für die Automatisierung.
Informationen über viele Tools verstreut
Das Wissen lag verteilt in der Wissensdatenbank, in E-Mails und in der übrigen Kommunikation. Hier bot sich klar die Chance, jede Antwort an einem Ort auffindbar zu machen.
Die Zeit des Senior-Teams gehört in die Strategie
Das Office ist schlank aufgestellt und wird vom Gründer geführt. Es wollte dem Senior-Team die Routinearbeit abnehmen, damit diese Stunden stattdessen in Portfolio und Wachstum fließen.

Lösung

Intelvision hat die manuellen, wiederkehrenden Prozesse des Office erfasst, nach Zeitaufwand priorisiert und eine Reihe von No-Code-Agenten gebaut, die die aufwendigsten davon übernehmen. Intelvision lieferte dabei die Business-Analyse, das technische Konzept und die Umsetzung durch eigene KI-Entwickler.

Das Projekt umfasste:

Prozessanalyse
eine strukturierte Prüfung der Prozesse mit der meisten Handarbeit und dem höchsten Zeitaufwand, daraus ein priorisierter Plan für die Automatisierung.
Konzept und Umsetzung
der technische Ansatz für die Agenten, entworfen und gebaut von den eigenen KI-Entwicklern von Intelvision.
Eine Grundlage für den Ausbau
Die Agenten dienen zugleich als Basis für ein größeres Operating System, das später hinzukommen soll.

Die Automatisierungs-Agenten:

Meeting-Agent
hält fest, was in Meetings passiert, und strukturiert es, damit niemand etwas von Hand nacharbeiten muss.
Wissensdatenbank-Agent
macht Informationen aus Wissensdatenbank, E-Mails und Kommunikation schnell auffindbar.
Finanzreporting-Agent
übernimmt die wiederkehrende Arbeit am Reporting.

Wie wir die Herausforderungen gelöst haben

Dem Team wiederkehrende Arbeit abgenommen
Der Meeting-Agent und der Finanzreporting-Agent übernehmen die wiederkehrenden Aufgaben und Follow-ups, die am meisten Zeit gekostet haben. Das Senior-Team erledigt sie nicht mehr von Hand.
Informationen auffindbar gemacht
Der Wissensdatenbank-Agent ist darauf ausgelegt, Antworten schnell aus Wissensdatenbank, E-Mails und Kommunikation zu holen. Niemand muss mehr verstreute Quellen durchsuchen.
Mit Analyse begonnen, nicht mit mehr Personal
Statt mehr Leute auf das Problem anzusetzen, hat Intelvision analysiert, wohin die Zeit tatsächlich ging. Danach haben die eigenen KI-Entwickler gezielt die aufwendigsten Prozesse automatisiert. Der Ansatz bleibt bewusst No-Code, damit ein kleines Team ihn selbst pflegen kann.

Projektfunktionen

Analyse der zeitintensivsten manuellen Prozesse im Office
Priorisierter Plan, was zuerst automatisiert wird
Meeting-Agent, der Ergebnisse aus Meetings festhält und strukturiert
Wissensdatenbank-Agent für die schnelle Suche in Wissensdatenbank, E-Mails und Kommunikation
Finanzreporting-Agent für wiederkehrende Berichte
No-Code-Ansatz, der sich ohne großen Engineering-Aufwand pflegen lässt
Ausgelegt als Grundlage für ein späteres Operating System

Ergebnisse

ca. 3 bis 4 Stunden pro Tag: für den Prinzipal freigespielt

Wissensdatenbank strukturiert und an einem Ort durchsuchbar
Automatisiertes Reporting wiederkehrende Berichte und Meeting-Notizen ohne Handarbeit
Wiederverwendbare Grundlage für ein größeres Operating System in einem späteren Schritt