Engineering Operating System

Ein Betriebssystem für ein schlankes Single Family Office: bereit zum Wachsen, mit 64 % weniger manueller Arbeit

64 %: weniger manueller Arbeitsaufwand
34 / 34: Prozesse dokumentiert und digitalisiert
sechsstellig: jährliche Lizenzkosten entfallen

Hub-and-Spoke-Darstellung: in der Mitte das Portfolio Operating System, verbunden mit sechs Steuerungszentren. Links Command Centre, Document Intelligence und Reporting-Pipeline, rechts Prozessbibliothek, Beziehungsgraph und Infrastruktur.

Fallakte

Branche: Single Family Office (SFO)
Region: Deutschland
Leistung: Engineering Operating System / Business-Case-Entwicklung
Team: Wayne ArendseLeiter Delivery & TransformationYurii KotulaCEO & Leiter Engineering
Systeme: React (Vite)
Django 6.0/DRF
PostgreSQL 16
Neo4j
DuckDB
Redis
Dagster
n8n
WireGuard VPN
lokales LLM (Qwen3)
Whisper.cpp

Über den Kunden

Ein schlankes deutsches Single Family Office steuert 12 operative Unternehmen in drei Branchen: Immobilienentwicklung, unternehmensnahe Dienstleistungen und Fertigung. Das Family Office war auf Kontrolle ausgelegt, nicht auf Skalierung: Die Gründerfamilie bündelte die Entscheidungen, und die operative Kapazität wurde bewusst knapp gehalten, um beweglich zu bleiben.

Veränderte Geschäftsbedingungen verlangten, dass das Family Office wächst, ohne im gleichen Maß Personal einzustellen. Der Expansionsplan rechnete mit knappem Personal, das Betriebsmodell nicht.

Das geschäftliche Problem

Alle 12 Unternehmen liefen auf einem Flickenteppich aus Tabellen, E-Mail-Verläufen, Ad-hoc-Dokumenten und einer veralteten ERP-Lizenz, die das Family Office weder erweitern noch zu vertretbaren Kosten ersetzen konnte. Ein Single Family Office mit 12 Unternehmen kann es sich nicht leisten, dass sein Wissen in Postfächern steckt.

Der Principal verbrachte einen unverhältnismäßig großen Teil der Woche damit, den aktuellen Stand zu rekonstruieren (Berichte zusammentragen, Updates nachjagen, Monate alte Entscheidungen neu deuten), statt Kapital zu steuern. Manueller Abgleich fraß rund 64 % der operativen Arbeitszeit, die eigentlich für Investitionsentscheidungen und die Steuerung des Portfolios gedacht war.

Was auf dem Spiel stand

Geschäftskontinuität
Der Weggang einer einzigen Schlüsselperson hätte das Portfolio unsteuerbar gemacht
Operative Resilienz
Jede Störung im ERP oder in der Kette aus Tabellen konnte das Reporting zum Stillstand bringen
Kapazität für Wachstum
Im bisherigen Modell konnte der Principal keine weiteren Unternehmen übernehmen
Entscheidungsqualität
Echtzeitdaten fehlten, Entscheidungen beruhten auf einem rekonstruierten Stand

Was nicht funktionierte

Keine zentrale, verlässliche Datenbasis für die 12 Unternehmen
Wissen lag bei Personen, nicht in Systemen
Sechsstellige Jahreslizenz für eine ERP-Software, die weniger als 40 % des operativen Bedarfs abdeckte
Keinerlei Prozessdokumentation: 34 kritische Prozesse existierten nur in den Köpfen der Beteiligten
Manueller Abgleich verschlang 64 % der operativen Arbeitszeit
Neue Portfoliounternehmen ließen sich nur mit entsprechend mehr Personal aufnehmen

Vorgehen bei der Diagnose

Die Diagnose lief auf drei Ebenen gleichzeitig. Das Family Office hatte ein Problem im Betrieb, ein Technologieproblem und ein Wissensproblem, und zwar in genau dieser Reihenfolge.

Strategie
Woran ist die Arbeit ausgerichtet?
Die Portfoliostruktur wurde modelliert und das Governance-Design dem Expansionsplan gegenübergestellt.
- Eigentümermodell abgebildet
- Portfolio-Governance definiert
- Grenzen der Expansion dokumentiert
Betrieb
Wie läuft die Arbeit durch das Family Office?
Jeder operative Ablauf wurde vom Auslöser bis zum Abschluss nachverfolgt. Nichts galt ungeprüft als funktionierend.
- Alle 34 Prozesse von Anfang bis Ende nachverfolgt
- Engpässe und Abhängigkeiten von Schlüsselpersonen identifiziert
- Übergabe- und Eskalationswege dokumentiert
Technologie
Was muss das System leisten?
Das bestehende ERP wurde am tatsächlichen operativen Bedarf gemessen, nicht an den Versprechen des Anbieters.
- Abhängigkeit vom ERP bewertet und beziffert
- Architektur für den Ersatz spezifiziert
- Integrationsschnittstellen erfasst

Was sich geändert hat

Portfolio Command Centre
Eine einzige operative Sicht auf alle 12 Unternehmen: KPIs, Liquiditätspositionen, Stand der Meilensteine und Risikohinweise an einem Ort. Die Woche des Principals beginnt jetzt mit einem Dashboard, nicht mit Rekonstruktionsarbeit.
Prozessbibliothek
Alle 34 kritischen Prozesse sind dokumentiert, strukturiert und mit den Systemen verknüpft, die sie ausführen. Neue Mitarbeiter sind in Tagen eingearbeitet, nicht in Monaten.
Document Intelligence
Verträge, Berichte und Korrespondenz sind indexiert und durchsuchbar. Ein lokales LLM (Qwen3) übernimmt Extraktion und Klassifizierung, ohne dass Daten das eigene Netzwerk verlassen. Whisper.cpp verarbeitet Sprachnotizen und Meeting-Aufzeichnungen.
Beziehungsgraph
Eine Beziehungslandkarte auf Basis von Neo4j verknüpft Gesellschaften, Entscheidungen und Verpflichtungen im gesamten Portfolio. Historie mit Vertragspartnern, offene Zusagen und der Kontext jeder Beziehung sind sichtbar, ohne ein Postfach zu öffnen.
Reporting-Pipeline
Automatisierte Reporting-Abläufe auf Basis von Dagster und n8n ersetzen den manuellen Abgleich. Berichte, deren Zusammenstellung früher einen Tag dauerte, entstehen jetzt in Minuten.
Infrastruktur
WireGuard-VPN ohne jede Abhängigkeit von externen Clouds für sensible Daten. PostgreSQL 16 als zentraler operativer Datenspeicher, DuckDB für analytische Abfragen, Redis für Echtzeitzustände.

Entscheidungen

Lokales LLM statt Cloud-KI
Sensible Daten zu Vertragspartnern und Finanzen dürfen das eigene Netzwerk nicht verlassen. Qwen3 läuft vollständig on-premises. Die Leistung liegt etwas unter der von Frontier-Modellen, doch Datensouveränität ist nicht verhandelbar.
Graphdatenbank für Beziehungen
Die Beziehungen zwischen Vertragspartnern und Gesellschaften sind in dieser Größenordnung zu komplex für ein relationales Modell. Neo4j bildet die tatsächliche Struktur ab, Joins hätten sie verdeckt.
Das ERP ersetzen, nicht erweitern
Die bestehende Lizenz deckte weniger als 40 % des operativen Bedarfs ab und kostete jährlich einen sechsstelligen Betrag. Eine Eigenentwicklung war über fünf Jahre gerechnet günstiger und beendete die Abhängigkeit vom Anbieter.
Frontend mit React (Vite)
Das Family Office brauchte eine schnelle, wartbare Oberfläche, die das Team ohne Schulung nutzen kann. Ein Standard-Web-Stack mit einer stabilen Komponentenbibliothek. Keine Abstraktionsschichten zwischen UI und operativen Daten.

Ergebnisse

Kennzahl	Vorher	Nachher
Zeit für manuellen Abgleich	64 % der operativen Arbeitszeit	~0 %, vollständig automatisiert
Prozessdokumentation	0 von 34	34 von 34
Kosten der ERP-Lizenz	Sechsstellige jährliche Ausgaben	Entfallen
Zeit für den wöchentlichen Portfoliobericht	~1 Arbeitstag	<5 Minuten
Abhängigkeit von Schlüsselpersonen	Kritisch: Den gesamten operativen Kontext kannten nur 3 Personen	Auf dokumentierte Systeme verteilt
Kapazität für ein weiteres Portfoliounternehmen	Ohne Neueinstellung nicht machbar	Mit dem bestehenden Personal machbar

Strike Team

Erfahrene Engineering-Leads finden in einer Engineering Diagnostic zum Festpreis den eigentlichen Engpass und bleiben, bis er behoben ist. Project Rescue, Fractional CTO, Architektur und Business Cases.

Mehr zum Strike Team