Was ist Work-Management-Software und wofür nutzt man sie?

Work-Management-Software

Wir leben im 21. Jahrhundert, und allen ist klar: Programme und Systeme entwickeln sich viel schneller als Menschen. Geben wir es zu: Selbst die anspruchsvollste Führungskraft kann nicht alles im Griff behalten. Es gibt aber einen Ausweg: Work-Management-Software mit fortschrittlichen Werkzeugen für das Aufgabenmanagement.

Sicher kennen Sie Gartner, eines der führenden Unternehmen für Informationstechnologie, Marktforschung und Beratung. Gartner definiert Work-Management-Software als eine Reihe von Diensten, die den Arbeitsablauf am Informationsfluss ausrichten und Geschäftsprozesse mit den beteiligten Menschen verbinden. Im Grunde können Sie Ihr Team und seine Auslastung damit nicht nur innerhalb eines Projekts steuern, sondern über alle Funktionen der Organisation hinweg.

Das Team von Intelvision weiß, wie wichtig eine passende Work-Management-Software ist, und hat auf diesem Gebiet Erfahrung.

Weiter unten in diesem Artikel erzählen wir mehr über unser Individualsoftware-Projekt, das in einer eigenen Fallstudie ausführlich beschrieben ist.

Was ist Work-Management-Software?

Vielleicht fragen Sie sich trotzdem noch: „Was ist Work-Management-Software?“ Die Erklärung ist einfach. Sie deckt folgende Schritte ab:

Arbeit erfassen -> planen -> terminieren -> umsetzen -> nachverfolgen -> analysieren

Das heißt im Einzelnen: Work-Management-Software durchläuft diese sechs Schritte für jeden Geschäftsprozess. Zunächst einmal funktioniert kein Projekt ohne Teamarbeit und Zusammenarbeit. Und organisieren lässt sich diese Zusammenarbeit nicht nur von Menschen.

Das Projektmanagementsystem, von dem wir sprechen, soll die Aufgaben ermitteln, die ein Projekt braucht, um zu funktionieren. Es kann auch den gesamten Arbeitsablauf planen und die passenden Aufgaben auf die Teammitglieder verteilen. Kein Wunder, dass manche es Teamwork-Management-Software nennen.

Der nächste Schritt ist die Terminplanung. Unser dediziertes Entwicklungsteam ist überzeugt: Gutes Zeitmanagement macht fast die Hälfte des Projekterfolgs aus.

Nach sorgfältiger Aufgaben- und Terminplanung hilft Work-Management-Software Ihrem Team und Ihrem Unternehmen insgesamt, alle zuvor ermittelten Projektaufgaben umzusetzen. Während des gesamten Prozesses kann das System alles prüfen und Aufgaben nachverfolgen, die kurz vor dem Abschluss stehen.

Danach erhalten Sie das Ergebnis der Analyse und sehen, welche Arbeitsabläufe und Kennzahlen eine Rolle spielen sollten. Mit einer solchen Software lassen sich Arbeit und Team leichter planen und führen, weil sie Projekt- und Aufgabenmanagement in einem gemeinsamen Ansatz zusammenführt. Anders gesagt: Sie schafft einen digitalen Arbeitsplatz für alle Abteilungen auf einer Plattform. Alle arbeiten am selben Ort, auch wenn Ihr Team über die ganze Welt verteilt ist.

Der Unterschied zwischen Work-Management- und Projektmanagement-Software

Work-Management-Software wird oft mit Projektmanagement-Software verwechselt. Das überrascht uns nicht, denn Work-Management-Software ist für Unternehmen ein relativ neues Werkzeug. Die meisten Projektmanager sind es gewohnt, mit Projektsoftware zu arbeiten, ebenso mit Werkzeugen für Aufgaben-, Geschäfts- und andere Arten von Arbeitsmanagement. Heute gibt es so viele davon, dass wir vergessen haben: Jedes dieser Werkzeuge ist irgendwann für einen bestimmten Zweck entstanden.

Nach klassischer Projektmanagement-Methodik ist Projektmanagement-Software ein Werkzeug, um ein einzelnes Projekt zu steuern und zu verwalten. Was steckt dahinter? Das Werkzeug ist fest an ein bestimmtes Projekt gebunden, an dem Ihr Team arbeitet. Und wie Sie wissen, braucht jedes Projekt vorab einen Plan. Ein solches Projektmanagement-Tool beruht meist auf festen Regeln und folgt den Grundsätzen des Projektmanagements. Sie müssen die Arbeit also klar strukturieren und sich dann an diese Struktur halten. Wir wissen aber alle, dass es bei der Arbeit nicht immer so glatt läuft.

Außerdem lässt sich nicht immer alles planen, vom Überblick über alles ganz zu schweigen. Das ist der erste und wohl wichtigste Unterschied zwischen beiden. Denn Workflow-Management-Software kann sich auf die eine oder andere Weise an Ihre Bedürfnisse anpassen.

Hinzu kommt: Mit Work-Management-Software können Sie sogar mit einer einzigen Aufgabe beginnen, aus der irgendwann ein ganzes Projekt werden kann. Man weiß nie! Andererseits werden manche Aufgaben nie selbst zu Projekten, oder Sie machen nie Projekte daraus. Ein Beispiel ist das Erstellen und Versenden von Rechnungen. Daraus wird kein Projekt. Es ist einfach eine Aufgabe, die sich regelmäßig wiederholt. Ein weiteres Beispiel ist das Beantworten und Versenden von E-Mails. Von dieser täglichen Aufgabe erwarten Sie sicher nicht, dass sie zum Projekt wird.

Denken Sie bei Projektmanagement-Software daran, dass wenig Raum für Improvisation oder Flexibilität bleibt. Natürlich gibt es heute ganz unterschiedliche Programme. Den täglichen Arbeitsbedarf wird Projektmanagement-Software aber nie so abdecken wie Work-Management-Software.

• Dennoch sollen Projektmanagement-Tools wie Work-Management-Tools Ihnen helfen, Aufgaben einfach und effektiv zu organisieren und dabei Zeit, Geld und natürlich auch Ihre Gesundheit zu schonen. Beide Systeme helfen Ihnen, Zusammenarbeit aufzubauen und zu steuern, Ressourcen einzuplanen (also Ressourcenmanagement), Aufgaben zu verwalten, ein Kanban-Board anzulegen, Fortschritt und Zeit zu erfassen, Gantt-Diagramme zu erstellen sowie Daten zu teilen und zu speichern.
• Der einzige kleine Unterschied sind Gantt-Diagramme. Sie passen nur zu Projektmanagement-Software und sind daher nur bei Aufgaben üblich, die zu einem Projektablauf gehören.

Bei der Wahl der Software sollten Sie also wissen, um welche Tätigkeiten es geht und welche Ergebnisse Sie erwarten. Davon kann abhängen, welche Software für welchen Zweck die richtige ist. Bedenken Sie außerdem, dass Tätigkeiten außerhalb von Projekten nicht immer zeitlich begrenzt sind. Das kann für Ihre Entscheidung ausschlaggebend sein.

Funktionen von Work-Management-Software

Beim Vergleich von Work-Management-Software haben wir die wichtigsten Funktionen bereits erwähnt. Das Team von Intelvision ist aber überzeugt, dass es nicht reicht, diese Funktionen zu kennen. Zuerst sollten Sie das Unternehmen und das Geschäft selbst analysieren. Es geht darum, die Software zu wählen und zu entwickeln, die die Ziele und Anforderungen Ihres Unternehmens erfüllt.

Sehen wir uns deshalb die wichtigsten Funktionen einer solchen Software an, mit einigen Beispielen für Management-Software je nach Bedarf Ihres Unternehmens.

Eine der ersten Funktionen, die wir genannt haben, ist die Steuerung der Zusammenarbeit. Sie bündelt alle Einheiten, die an der Teamarbeit beteiligt sind, an einem Ort. Damit können Nutzer ganz einfach Nachrichten auf Boards schreiben, beliebige Personen markieren sowie Informationen und Dateien teilen. All das erleichtert das gesamte Arbeitsmanagement.

• Aufgaben anzustoßen, bringt wenig, wenn niemand da ist, der sie erledigt. Deshalb gehört auch die Ressourcenplanung (mit anderen Worten: Ressourcenmanagement) zu den wichtigsten Funktionen von Work-Management-Software. Sie zeigt, wer zu welchem Zeitpunkt verfügbar ist und wie sich Aufgaben auf die Teammitglieder verteilen lassen. Außerdem erfasst sie Arbeitsstunden und behält die Personalkosten im Blick, damit sich alles richtig steuern lässt.

Schon ein einziges Projekt im Team zu steuern, kann schwierig sein. Stellen Sie sich vor, wie anspruchsvoll es erst ist, mehrere Projekte gleichzeitig zu bewältigen. Genau dann hilft die Funktion für Aufgabenmanagement. Mit ihr können Sie nicht nur Aufgaben zuweisen, sondern auch Prioritäten setzen, Fortschritt und Aufgaben verfolgen und innerhalb jeder Aufgabe zusammenarbeiten. Unserer Einschätzung nach brauchen Sie für denselben Arbeitsumfang zehnmal weniger Aufwand, weil die Funktion Ihnen dabei hilft.

Diese Funktion führt direkt zur nächsten: Kanban-Boards. Wir haben sie bereits erwähnt. Auf Kanban-Boards sieht das ganze Team den Status jeder Aufgabe im Projekt (das dient also dem Aufgabenmanagement). Wer mit Scrum arbeitet, wird diese Eigenschaft Ihrer Work-Management-Software zu schätzen wissen.

• Aufgaben zu erledigen und zu priorisieren, ist aber nicht alles. Denken Sie daran, dass Ihre Ressourcen effizient eingesetzt werden müssen. Ihre Teammitglieder sollen also für jede Aufgabe angemessen viel Zeit aufwenden. Deshalb sind Funktionen für die Zeiterfassung nützlich. Sie können abschätzen, wie viel Zeit Aufgaben unterschiedlicher Komplexität brauchen, und dank der Zeiterfassung wird auch das Reporting viel einfacher.

Eine weitere Funktion, die die Arbeit vereinfacht, ist die Visualisierung von Arbeitsabläufen. Das mag banal klingen, aber so ist sichergestellt, dass alle Aufgaben zugewiesen sind und ihr Status sichtbar ist.

• Wir haben bereits erwähnt, dass das Teilen und Speichern von Daten zu jeder Work-Management-Software gehört. Egal in welcher Abteilung und bei welcher Aufgabe: Ihr Team braucht geeignete Projektmanagement-Tools, um Daten innerhalb und außerhalb eines Projekts und für alle anderen Arbeitszwecke hoch- und herunterzuladen, zu teilen und zu speichern.

Bedenken Sie außerdem, dass verschiedene Work-Management-Systeme unterschiedliche Funktionen haben. Sie unterscheiden sich je nach Art der Software, nach den Anforderungen Ihres Unternehmens und natürlich nach Budget. Manchmal braucht Ihr Team zusätzlich externe Tools, die in das Work-Management-System eingebunden werden. Die meisten Programme bieten aber Möglichkeiten, andere Programme mit der Software für Aufgabenmanagement zu verbinden.

Sehen wir uns einige verbreitete Beispiele für Work-Management-Systeme an.

• Viele Startups nutzen eine Anwendung wie Trello. Damit lassen sich Aufgaben verwalten und priorisieren, Erinnerungen erstellen und versenden, Kanban-Boards einrichten, Dateien hochladen, Dateien und Dokumente verwalten, Dienste von Drittanbietern einbinden und Ähnliches. Für große und mehrere parallele Projekte ist diese Software aber weniger geeignet (deshalb ist sie, wie erwähnt, vor allem bei Startups verbreitet).
• Ein weiteres Work-Management-Tool, das viele als „Klassiker“ bezeichnen würden, ist Podio. Es hilft Ihnen, Ihre Arbeitslast besser zu organisieren. Zu den Funktionen gehören Datenvisualisierung, Aufgabenverwaltung, Automatisierung verschiedener Workflow-Schritte, Aufgabenplanung und Kalender, unbegrenzter Speicher, CRM, Dashboards, Preisfunktionen, eine App für Mobiltelefone und vollständige Anpassbarkeit.

• Wenn Sie die Zusammenarbeit zwischen verschiedenen Abteilungen und Einheiten aufbauen wollen, ist Wrike eine gute Option. Die cloudbasierte Software kann viele Arbeitsprozesse automatisieren, die Zusammenarbeit des Teams mit anderen Einheiten und Abteilungen herstellen und so dafür sorgen, dass die Arbeit erledigt wird.
• Es gibt noch eine weitere wichtige Gruppe von Zielen für Ihr Unternehmen: Finanz- und Betriebsabläufe zu automatisieren. 1C: Enterprise ist dafür mehr als nur ein Werkzeug. Es ist eine Work-Management-Plattform, die viele verschiedene Geschäftsprozesse abdeckt, zum Beispiel Buchhaltung, Handel, Erstellen und Speichern von Daten, Lohnabrechnung, Erfassen von Belegen und Transaktionen, Einkauf und Bestellung sowie die Zusammenarbeit im Team. Das sind längst nicht alle Einsatzmöglichkeiten. Fest steht aber, dass die Plattform die Anforderungen von Unternehmen unterschiedlicher Art und Größe erfüllt.

Natürlich gibt es viele weitere Beispiele für nützliche Work-Management-Software. Denken Sie aber daran, dass sie die Anforderungen Ihres Unternehmens vollständig erfüllen sollte. Deshalb ist es besser, auf Individualsoftware zu setzen oder einen Partner für Softwareentwicklung zu finden, der sie für Sie entwickelt. Genau darum geht es in der Fallstudie, die wir angekündigt haben.

Das Team von Intelvision hat die Expertise, Ihr internes Arbeitssystem zu entwickeln und/oder zu verbessern, so wie wir es für unseren Kunden Vaillant getan haben.

Etwas weiter unten in diesem Artikel erzählen wir Ihnen alles über diese Software.

Vorteile von Work-Management-Software

Die Vorteile von Work-Management-Software lassen sich so zusammenfassen:

• Sie hilft Ihnen, Arbeit effektiv zu planen. Alles beginnt mit einem Plan, deshalb ist ein durchdachter Zeitplan für das Team wichtig.
• Sie werden ein besserer Partner für Ihre Kunden. Mit einem guten Work-Management-System fällt es leichter, die Bedürfnisse und Anforderungen Ihrer Kunden zu erfüllen.
• Die Leistung Ihres Unternehmens hängt auch direkt vom Faktor Mensch ab. Ein weiterer Vorteil solcher Work-Management-Systeme ist deshalb, dass Sie Mittel und Ressourcen leicht verteilen und Teammitglieder den passenden Aufgaben zuweisen können.
• Wenn Sie all das umsetzen, können Sie die geleistete Arbeit leicht bewerten und erhalten eine Analyse der jeweiligen Phase. Leistungsbewertungen sind für Arbeitsprozesse wie für Menschen entscheidend. Sie treiben immer die Weiterentwicklung und Verbesserung voran.
• Wenn Sie alle genannten Vorteile der Software nutzen, wird Ihr Unternehmen agiler. Kein Wunder, denn mit ihrer Hilfe wird alle Arbeit schneller und besser erledigt.
• Auch alle Ihre KPIs verbessern sich und mit ihnen die Geschäftsergebnisse. Dieser Effekt verstärkt sich mit jeder abgeschlossenen Aufgabenliste.
• Wenn Sie Ihre Ressourcen effektiv nutzen, vermeiden Sie auch Doppelarbeit. Sie verteilen Aufgaben richtig, alle wichtigen Teammitglieder erledigen die passenden Aufgaben und Teilaufgaben, und die Ergebnisse werden entsprechend besser. Gleichzeitig sind die Menschen bei der Arbeit deutlich zufriedener: Sie erleben Erfolg und Verantwortung, wissen genau, dass sie etwas beitragen, und haben Freude daran.
• Das Budget ist für jedes Unternehmen und jedes Projekt entscheidend. Mit der richtigen Work-Management-Software können Sie die Kosten deutlich senken und Verschwendung ganz vermeiden.
• Und nicht zuletzt tragen all diese Vorteile dazu bei, dass Sie jede Aufgabe und jede Arbeit effizienter erledigen.

Natürlich gibt es weitere Vorteile, die andere Prozesse erleichtern, etwa das Teilen und Speichern von Dateien, zentrale Kommunikation und gemeinsames Aufgabenmanagement.

Fallstudie: Individuelle Work-Management-Software für Vaillant

Jetzt kommen wir endlich zu dem Fall, den wir Ihnen unbedingt zeigen wollten. Intelvision stellt das Projekt für Vaillant vor, das wir umgesetzt haben und auf das wir stolz sind. Wir haben ein internes Servicesystem entwickelt. Wofür braucht man es?

Wie besprochen kann es schwierig sein, alle Arbeitsprozesse zu steuern, wenn man bedenkt, wie viele Mitarbeitende im Unternehmen beteiligt sind. Dafür gäbe es mehrere Work-Management-Anwendungen. Überlegen Sie aber, wie viele Einzelsysteme das Unternehmen bräuchte, um alle Bedürfnisse abzudecken. Es wäre zudem schwierig, all diese Dienste zusammenzuführen. Mehr noch: Sie würden alle verwirren und die gesamte Systemlandschaft unübersichtlich machen.

Wie jedes Projekt begann auch dieses mit einer Herausforderung. Herausforderungen sind letztlich nur Aufgaben, die wir am Ende erfüllen müssen. Beim Projekt für Vaillant hatten wir folgende Aufgaben:

• Eine Work-Management-Plattform schaffen, mit der sich Arbeit, neue Aufgaben und Aufträge über verschiedene Geräte steuern lassen, per Desktop- und Mobile-Anwendung.

• Mitarbeitende je nach ihren Aufgaben benachrichtigen.
• Das Work-Management-System mit Software von Drittanbietern integrieren, in diesem Fall mit der Buchhaltungssoftware 1C.
• Eine Funktion entwickeln, mit der sich Berichte mit Informationen zu allen Aufträgen im PDF-Format erzeugen lassen.

Wie Sie sehen, betrafen die Ziele unterschiedliche und teilweise sogar gegensätzliche Geschäftsbereiche. Trotzdem hat unser Team das Projekt in nur fünf Monaten umgesetzt. Die Dauer allein sagt nicht viel aus. Für diesen Arbeitsumfang in der Herstellung von Heiztechnik ist das aber eine beachtliche Leistung.

Das Projektteam bestand aus einem Full-Stack-Entwickler, einem Mobile-Entwickler, einem QA-Engineer und einem Projektmanager. Das Team von Intelvision hat Hand in Hand gearbeitet, um das Beste aus dem Projekt herauszuholen.

Bei den Technologien setzten unsere Entwickler auf .NET Core 2.1, Angular 2+, Xamarin Forms und MS SQL. Für eine solche Work-Management-Anwendung eignen sich diese Technologien am besten, um alle Anforderungen umzusetzen. An weiteren Werkzeugen kamen in diesem Projekt zum Einsatz:

• Visual Studio, Visual Studio Code,
• Firebase, Docker, GIT,
• Google Maps und Azure.

Dieser Technologie-Stack hat alle Teile der Anwendung sinnvoll ergänzt.

Im Projekt für Vaillant haben wir unseren Kunden zunächst in der Softwareentwicklung beraten. Denn wir mussten die oben genannten Herausforderungen herausarbeiten und den besten Technologie-Stack dafür auswählen. Danach haben wir als Kernleistung natürlich die Webanwendung entwickelt. Seit Abschluss des Projekts betreuen und warten wir es weiter, denn das ist wichtig für den unterbrechungsfreien Betrieb der Anwendung.

Bei den Ergebnissen haben wir sogar mehr erreicht als geplant.

• Erstens wurden alle internen Prozesse angepasst und automatisiert. Das Unternehmen kann so den Anteil manueller Arbeit senken.
• Zweitens haben wir das Buchhaltungssystem 1C als Drittanbieterdienst in unsere Anwendung integriert, um unsere Work-Management-Software zu ergänzen.

PDF-Berichte lassen sich jetzt erzeugen und liefern Informationen zu allen benötigten Aufträgen.

Dank unserer Software erhalten Mitarbeitende je nach Aufgabe und Bedarf Push-Benachrichtigungen.

Außerdem können Kunden jetzt ganz einfach auf PDF-Berichte zu Arbeiten und Aufträgen zugreifen, sie herunterladen und teilen.

Dadurch fällt es allen Mitarbeitenden leichter, Aufträge abzuwickeln: Sie erhalten Push-Benachrichtigungen und können direkt mit einem Auftrag arbeiten, den sie auf der Karte sehen. Mit anderen Worten: Wir haben die Auftragsabwicklung im Work-Management-System verbessert.

Wie gerade erwähnt, werden Aufträge nicht nur an Mitarbeitende geschickt. Sie sehen auch, wo sich der Auftrag befindet. Ein Klick auf einen Punkt öffnet ein Fenster mit weiteren Informationen zum Auftrag.

Die PDF-Erzeugung vereinfacht den Arbeitsablauf aus unserer Sicht deutlich: Sie erfordert keinen zusätzlichen Aufwand, spart Zeit und Geld und liefert Kunden trotzdem alle nötigen Informationen.

Wie eingangs erwähnt, ging es in diesem Projekt darum, Desktop- und Mobile-Anwendungen zu entwickeln. Zusätzlich haben wir eingebaut, dass sich Aufträge auf dem Telefon speichern und synchronisieren lassen, sobald eine WLAN-Verbindung verfügbar oder stabil ist. Das senkt das Risiko von Datenverlusten, und der Arbeitsablauf wird nicht unterbrochen.

Außerdem kann sich jeder Mitarbeitende im Work-Management-System registrieren und anmelden, jederzeit darauf zugreifen und dabei die ihm zugewiesenen Zugangsdaten verwenden.

• Eine weitere interessante Funktion, die wir ergänzt haben, ist das Scannen von QR-Codes. Mitarbeitende öffnen den Produktkatalog, scannen den QR-Code und finden die benötigten Informationen zum Produkt.

Da wir das System 1C integriert haben, enthält die fertige Work-Management-Software ein Buchhaltungstool, das mit dem internen System synchronisiert ist.

Nicht zuletzt hat unser Team ein Admin-Panel entwickelt. Damit können Systemadministratoren alle Aufträge verwalten und überwachen, mit Kunden kommunizieren und jederzeit PDF-Berichte abrufen.

Dieses Beispiel für Work-Management-Software zeigt: Schwierig ist nicht die Entwicklung selbst, sondern festzulegen, welche Funktionen und Work-Management-Tools Ihr Projekt braucht.

Nehmen Sie jederzeit Kontakt mit dem Team von Intelvision auf. Wir helfen Ihnen gern bei jeder Aufgabe und Herausforderung, vor der Sie stehen.

Fazit

Kurz gesagt: Work-Management-Software ist ein effizienter Weg, Ihr Unternehmen zu automatisieren.

Wie erwähnt, kann je nach Zweck ein anderes System die beste Wahl für ein Unternehmen sein. Arbeiten Sie mit einem leistungsfähigen Softwarepartner, der Erfahrung mit Work-Management-Apps und -Software hat, zahlt sich die Zusammenarbeit für Sie und Ihr Unternehmen aus, und Ihre Arbeitsabläufe werden erfolgreich und gewinnbringend strukturiert.