Kommunikation im Remote-Team: 9 Strategien, die Sie kennen sollten

Was bedeutet Kommunikation im Remote-Team?

Kommunikation im Remote-Team umfasst alle Wege, auf denen ein Unternehmen mit seinen Leuten kommuniziert: E-Mail-Newsletter, Unternehmenssoftware, virtuelle Spieleabende, Grüße zu Feiertagen und alles andere, womit Sie das Engagement Ihrer Remote-Mitarbeiter fördern.

Bevor wir Ideen für wirksame Kommunikation in Remote-Teams oder im Team-Extension-Modell vorstellen, sollten Sie die verschiedenen Arten von Distanz kennen, die bei der Remote-Kommunikation eine Rolle spielen:

• Räumliche Distanz: die physische Entfernung zwischen den Mitgliedern des IT-Teams.
• Operative Distanz: unterschiedliche Abteilungsstrukturen, Qualifikationen und unterschiedliches Know-how, die die Kommunikation stören können.
• Affinität: Probleme, die Entwicklungsteams daran hindern, Vertrauen und stabile Beziehungen aufzubauen.

Wenn Sie wissen, welche Arten von Distanz es in Ihrem Tech-Unternehmen gibt, können Sie gezieltere Strategien entwickeln und die passenden Tools für Kommunikation und effektive Zusammenarbeit im Remote-Team auswählen.

Warum Kommunikation in Remote-Teams so wichtig ist

Im Büro läuft Kommunikation auf vielen Ebenen und auf unterschiedliche Weise. Es gibt weit mehr Gelegenheiten, miteinander zu sprechen, Dinge zu diskutieren und zu beobachten. Und nicht zuletzt wissen Führungskräfte und Teammitglieder, wie sie das Büro optimal nutzen.

Im Büro sehen sich Ihre Teammitglieder jeden Tag und haben ständig miteinander zu tun. Das schafft eine enge Beziehung. In Besprechungsräumen mit Whiteboards und Beamern können sie ihre Gedanken den Kollegen klar vermitteln. Und am Wasserspender oder in der Teeküche ergibt sich das zwanglose Gespräch über Gott und die Welt.

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Große Unternehmen gestalten ihre Büros sogar gezielt so, dass sich Mitglieder verschiedener dedizierter Entwicklungsteams und Abteilungen möglichst oft über den Weg laufen, zum Beispiel auf dem Weg zur Kantine oder zur Toilette. So sprechen sie eher über Details der Arbeit und kommen auf gute Ideen für die Produkte und Dienstleistungen des Unternehmens. In der Unternehmenswelt sagt man sogar: Die originellsten Ideen entstehen an der Kaffeemaschine.

Vergleichen Sie das nun damit, wie Ihr Team remote arbeitet. Die Kollegen sehen sich nicht und treffen sich nicht. Es gibt keinen Ort, an dem man einfach zusammensitzt. Die Menschen sind räumlich getrennt und emotional weniger verbunden als Teams im Büro. Manche leben sogar in verschiedenen Zeitzonen, was gemeinsame Arbeitszeiten für alle schwierig macht.

Die Kommunikation mit Remote-Teams hat offensichtliche Tücken, etwa beim Tempo, das remote ein anderes ist als im Büro. Remote-Teams brauchen eine andere Denkweise, andere Prozesse und die richtigen Tools, um effektiv zu kommunizieren. Wie meistern Sie diese Herausforderungen und verbessern die Kommunikation im Remote-Team? Darum geht es in den folgenden Strategien.

Die wichtigsten Kommunikationsmethoden für Remote-Teams 2023

Remote-Teams können online mit vielen verschiedenen Tools und Strategien kommunizieren. Hier sind neun Methoden, die Ihr Team ausprobieren kann:

Kommunikationstools für Remote-Teams

Wie bleiben Sie über mehr als 5 Länder und mehrere Zeitzonen hinweg abgestimmt? Investieren Sie in Kommunikationssoftware, die alle Remote-Mitarbeiter nutzen. Damit verschicken Sie Nachrichten, teilen Ideen und Dokumente und bitten um Hilfe oder Feedback. Am besten funktionieren diese Tools, wenn die Teammitglieder den ganzen Arbeitstag über eingeloggt bleiben und sofort auf Nachrichten ihrer Kollegen antworten können. Die Software hilft Remote-Teams außerdem, organisierter zu arbeiten.

Die wichtigsten Kommunikationstools für Remote-Teams gehören zu diesen Kategorien:

• Software für Videocalls: Mit Zoom oder Microsoft Teams führen Sie Videocalls und arbeiten in Echtzeit zusammen.
• Apps für effektive Teamkommunikation: Jedes Team braucht eine Chat-App wie Slack, in der Gespräche stattfinden und wichtige Informationen geteilt werden.
• Tools zum Teilen von Dateien: Mit Cloud-Speichern wie Google Drive oder Dropbox synchronisieren und teilen Sie Dateien sicher.
• Apps für Bildschirmaufnahmen: Mit Anwendungen wie Loom und CloudApp zeichnen Sie Ihren Bildschirm auf, während Sie Wissen teilen, Probleme erklären oder Anweisungen geben.

Threads

Threads ordnen Gespräche in öffentlichen Kanälen nach Themen. Darin können Sie gezielt die Kollegen markieren, deren Einschätzung Sie brauchen.

• Status-Updates.
• Bug-Reports.
• Projektideen.
• Erste Entwürfe, Mockups, Prototypen, Spezifikationen und mehr.
• Fehlersuche & Problemlösung.
• Entscheidungen.
• Wöchentliche Kurzberichte.
• Ankündigungen.

Sie können im Unternehmen auch Kanäle nur zum Spaß einrichten, ähnlich wie Subreddits, zum Beispiel #Music und #Book Club.

Videocalls

Kommunikation per Video ist deutlich effizienter als Nachrichten oder E-Mail-Newsletter. Im Videocall erkennen Sie außerdem Mimik und Tonfall Ihrer Mitarbeiter. Und wer per Video kommuniziert, ist viel weniger versucht, nebenbei durch Instagram oder TikTok zu scrollen. Die Fachleute sind konzentrierter, beteiligen sich stärker am Gespräch und bringen vielleicht sogar interessante Ideen zu den Produkten Ihres Unternehmens ein.

Private Direktnachrichten

Tech-Experten müssen Details auch unter vier Augen besprechen können. Im Remote-Team gelingt das am besten mit Tools, über die Kollegen auch außerhalb der Gruppe miteinander schreiben können. Das kann Slack sein, ein Messenger oder ein eigenes Kommunikationstool, das auf die Besonderheiten Ihres Unternehmens zugeschnitten ist. So bekommen Sie Software, die genau zu den Anforderungen Ihres Unternehmens und speziell Ihres Teams passt.

Aktivitätsberichte

Mit digitalen Aktivitätsberichten verfolgen Manager den Fortschritt ihrer Mitarbeiter. Jede Fachkraft listet ihre Aufgaben für den Tag oder die Woche auf, dazu den Status der Projekte, an denen sie arbeitet. So behalten Sie den Fortschritt des Teams im Blick, ohne zusätzliche Online-Meetings anzusetzen.

Laut dem Report „Pulse of the Profession“ des PMI werden rund 48 % aller Projekte nicht rechtzeitig fertig. Ein klarer Projektplan mit allen Aufgaben und Deadlines sowie laufendes Leistungsmonitoring helfen Projektmanager, Stakeholdern und dem gesamten Entwicklungsteam, das Tempo im Blick zu behalten: Liegen wir im Zeitplan? Was ist schon erledigt? Was sind die nächsten Kontrollpunkte? Welche Prioritäten müssen wir setzen, um das Projekt im vereinbarten Zeitraum abzuschließen? Und so weiter.

Aufzeichnungen

Zeichnen Sie Meetings, E-Mails, Visualisierungen und Videokonferenzen auf. So können Sie sie mit dem Team teilen oder selbst nachsehen, was besprochen wurde. Die meisten Programme für Videokommunikation bieten eine Bildschirmaufnahme an. Ordnen Sie Ihre Aufnahmen nach Thema und Datum, damit Sie sie leicht finden und teilen können.

Es schadet auch nicht, Gesprochenes als Text zu transkribieren. Dafür gibt es spezielle Software oder KI-Plattformen wie VEED, Media.io, Auris AI, Cockatoo und andere. Den KI-gestützten Konverter Cockatoo nutzen zum Beispiel Tausende Anwender weltweit, darunter American Express, die University of Cambridge und Lyft.

Das Tool transkribiert automatisch jede gängige Audio- oder Videodatei (mp3, mpeg, mp4, wav, acc, mov usw.), in der Menschen sprechen. Das Transkript können Sie anschließend als pdf-, docx-, txt- oder srt-Datei exportieren. Der Dienst garantiert eine Genauigkeit von 99 %.

Laufendes Feedback

Laufendes Feedback ist für Ihr Tech-Team enorm wichtig. Aber nicht jede Form von Feedback funktioniert. Menschen allgemein und Fachleute bestimmter Berufe nehmen Feedback ganz unterschiedlich auf.

Statistisch gesehen reagieren zum Beispiel Menschen in kreativen Berufen (etwa Designer und Texter) empfindlicher auf Kritik. Nach einem Feedback können sie sogar so blockiert sein, dass sie remote nicht mehr am Projekt weiterarbeiten können. Wir haben einige wirksame Techniken und Tipps zusammengestellt, mit denen Sie Ihrem Entwicklungsteam ausgewogenes und zugleich konstruktives Feedback geben.

Ergebnisse kritisieren, nicht persönliche Fähigkeiten

Feedback sollte keine persönlichen Eigenschaften eines Mitarbeiters ansprechen. Besprechen Sie lieber ein konkretes Ergebnis. Zum Beispiel: „Sie haben immer originelle Ideen. Bei der letzten Aufgabe wirkt es aber so, als hätten Sie das Thema nicht gründlich analysiert. Kann es sein, dass Ihnen die Zeit gefehlt hat, sich genauer damit zu befassen?“ Ein solches Feedback wird eher als Chance gesehen, etwas zu verändern.

Die Technik der offenen Fragen

Bitten Sie dafür den Kollegen, dessen Projekt nicht wie geplant geliefert wurde, diese Fragen zu beantworten:

• Was ist im Projekt schiefgelaufen?
• Was halten Sie hier für eine Schwachstelle?
• Welche Risiken sehen Sie bei dieser Entscheidung?
• Was ließe sich ändern, um ein besseres Ergebnis zu erzielen?

Die Balance-Technik

Sie hilft dem Team, eine Entscheidung objektiv zu bewerten und ihre positiven und negativen Seiten zu sehen. Für die Balance-Technik beantwortet Ihr Team folgende Fragen:

• Können Sie drei Punkte nennen, die das Projekt beliebt machen werden?
• Können Sie drei Schwachstellen nennen, an denen es scheitern könnte?
• Können Sie drei Dinge nennen, die Sie in ähnlichen Fällen wieder tun oder nie wieder tun würden?

Virtuelles Teambuilding nutzen

Einsamkeit kann zu innerem Rückzug, sinkender Leistung und sogar zum Burnout führen. Wirken Sie dem entgegen, indem Sie persönliche und soziale Bindungen zwischen Ihren Remote-Mitarbeitern stärken. So wie es Teambuilding für Teams im Büro gibt, gibt es auch Teambuilding-Aktivitäten für Remote-Teams.

Erfolge von Einzelnen und vom Team feiern

Im Büro feiern wir alles Mögliche: Geburtstage, Feste, Sportereignisse und Erfolge. Die meisten Remote-Teams vergessen das, weil es schwer zu organisieren ist. Die effektivsten Remote-Teams finden trotzdem einen Weg, und sei es nur ein gemeinsam gesungenes „Happy Birthday“.

Feiern Sie Erfolge von Einzelnen und vom ganzen Team. Verschicken Sie echte Karten oder Geschenke. Feiern Sie kleine und große Siege. Diese Erfahrung ist wichtig. Noch wichtiger ist es, mit dem Tech-Team alle Höhen und Tiefen des abgeschlossenen Projekts zu besprechen und gemeinsam zu reflektieren, was Sie daraus gelernt haben.

Kommunikationstipps für Remote-Teams, die Produktivität und Gewinn steigern

Damit die Kommunikation in Ihrem Remote-Team wirklich funktioniert, helfen diese Tipps:

1. Beginnen Sie das Team-Meeting mit einer Einschätzung der Projektlage. Berichten Sie, wie es insgesamt läuft. Wenn es im Projekt Probleme gibt, können Sie das auf verschiedene Weise tun:

„Ein Detail blockiert gerade die Arbeit…“ Wer das hört, konzentriert sich stärker auf das Thema. Er weiß sofort, dass er eine Lösung für das Problem finden muss. Von den ersten Minuten an ist er bereit für ein Brainstorming und hört aufmerksam zu.

„Es gibt zwei Neuigkeiten: eine gute und eine schlechte…“ Die Zuhörer stellen sich auf eine schlechte Nachricht ein, wissen aber, dass auch eine gute kommt. Das weckt Interesse und öffnet das Gespräch.

2. Vereinfachen Sie. Viele wollen mit Fachbegriffen und Branchenjargon zeigen, wie klug sie sind. In Wahrheit funktioniert das nicht. Exec|Comm hat 1.800 Geschäftsleute gefragt, welche Kommunikationsfähigkeiten sie am meisten beeindrucken. „Komplizierte Wörter verwenden“ hat niemand gewählt.

3. Schreiben Sie kurze E-Mails und Nachrichten in den Unternehmenskanälen. Fassen Sie sich in schriftlicher Kommunikation so knapp wie möglich. Niemand liest gern lange Texte, also sollte jedes Wort zählen. Streichen Sie überflüssige Wörter und Floskeln: „Zum jetzigen Zeitpunkt haben wir 40 Mitarbeiter in unserem Team“ -> „In unserem Team arbeiten 40 Leute“. „Im Laufe dieses Monats“ lässt sich zu „Diesen Monat“ kürzen. Und „Wie ich bereits sagte“ können Sie in 99 % der Fälle einfach streichen. Gliedern Sie Ihren Text außerdem in Absätze, möglichst nicht länger als eine Viertelseite. Alles, was länger ist, wirkt auf den Leser erdrückend.

4. Zeigen Sie Empathie. Machen Sie Ihren Remote-Mitarbeitern klar, dass Sie jederzeit für sie da sind, wenn sie Hilfe brauchen.

5. Ermutigen Sie Remote-Mitarbeiter, konstruktives Feedback zu geben. Geben Sie Ihren IT-Experten die Möglichkeit, ihre Ansichten und Standpunkte offen auszutauschen.

Auf den Punkt gebracht

Ihre IT-Teams können eng zusammenhalten, auch wenn sie räumlich getrennt sind! Auch wir bei Intelvision haben sicher noch nicht alle Kommunikationsprobleme gelöst. Aber wir haben ein System entwickelt, das:

• jedes Teammitglied direkt mit den Menschen und Daten verbindet, die es für seine Arbeit braucht.
• verhindert, dass wichtige Informationen untergehen.
• allen erlaubt, sich auf die Arbeit zu konzentrieren, die für unsere Kunden wirklich etwas bewirkt.

Ob Sie mit einem vollständig verteilten Team arbeiten oder Ihre Leute einfach oft im Homeoffice sind: Wir hoffen, dieser Artikel hat Ihnen Ideen gegeben, wie Remote-Kommunikation in Ihrem Tech-Team gelingt.