Website-Projektplanung: Schritt-für-Schritt-Anleitung

Der umfassende Leitfaden zur Planung von Website-Projekten

Jedes Unternehmen und jede Organisation braucht eine Website. Aber wie entsteht eine Website? Was sind Ihre ersten Schritte bei der Website-Projektplanung? Und wie verhindern Sie, dass das Budget aus dem Ruder läuft? Dieser Artikel zeigt Schritt für Schritt, wie Sie mit einem Website-Projektplan zu einer erfolgreichen Website kommen.

Warum sollten Sie ein Projekt planen?

Heute kommen Unternehmen praktisch nicht ohne Website aus: Sie bewerben dort ihre Leistungen, verkaufen ihre Produkte und informieren ihre Kunden. Eine gute Website ist aber nicht nur eine Frage des Grafikdesigns. Sie braucht auch einen guten Website-Projektplan.

Viele Fallstricke bei der Website-Projektplanung lassen sich vermeiden, wenn Sie richtig einschätzen, wer zum Team gehören sollte. Die meisten Unternehmen schieben die Website der IT zu. Beteiligt sein sollten aber auch professionelle UI/UX-Designer, Fachleute aus Marketing und Kommunikation sowie ein Projektmanager. Die IT ist für die technische Seite unverzichtbar, doch eine Unternehmenswebsite ist in erster Linie ein Kommunikationsinstrument. Das Marketing weiß, welche Produkte hervorgehoben werden sollen und welche Informationen am wichtigsten sind. Je größer Ihr Unternehmen oder Ihre Organisation ist, desto besser sollten Sie sich mit dem IT-Team über das Projekt abstimmen.

Verbreitet ist auch der Irrtum, dass man sich auf eine Website einfach verlassen kann, sobald sie online ist. Wie jede Technik muss leider auch eine Website aktualisiert und eventuell alle 3 bis 4 Jahre neu gebaut werden. So halten Sie mit technischen Neuerungen Schritt, etwa mit einem mobilen Layout für Kunden auf dem Smartphone, und bleiben in Suchmaschinen sichtbar. So geht Ihr Unternehmen mit der Zeit.

Schließlich sollten Sie Ihr Budget vorab planen. So können Sie Ressourcen richtig verteilen. Denken Sie daran: Eine Website ist nie wirklich fertig. An Suchfunktion, Layout oder Optimierung lässt sich immer etwas verbessern. Behalten Sie aber auch Zeitpläne und verfügbare Ressourcen im Blick. Wenn Sie Ihr Budget vorab festlegen, halten Sie es später besser ein.

Projektdefinition und Recherche

Jetzt wissen wir, warum ein Website-Projektplan so wichtig ist. Der nächste Schritt sind Projektdefinition und Recherche. In dieser Phase, auch Discovery-Phase genannt, legen Sie als Auftraggeber fest, welche Website Sie brauchen, bevor die Arbeit beginnt. Sobald klar ist, welche Funktionen und Features Ihre Website haben soll, können Sie gründlich recherchieren. Die Discovery-Phase umfasst mehrere Aspekte, die Sie berücksichtigen sollten: Funktionalität und Ziel der Website, Zielgruppe, Entwicklerteam und Projektbudget.

Intelvision unterstützt Sie mit einer professionellen, gründlichen Recherche zum Umfang Ihres Projekts und erstellt Analysen für jede Art von Website.

Wenn Sie eine neue Website oder ein Update brauchen, sollten Sie diese Faktoren berücksichtigen:

• Ziel: Welche Funktion hat Ihre Website? Brauchen Sie eine Plattform für den Onlineverkauf, wollen Sie über Ihre Projekte informieren oder geht es um eine Publikation? Vielleicht gibt es darauf keine eindeutige Antwort. Versuchen Sie trotzdem, für sich in einem Satz zu formulieren, welche Kernaufgaben Ihre Website hat.
• Team: Wer arbeitet an der Website? Brauchen Sie externe Unterstützung oder neue Mitarbeiter? Wer macht was und wann? Setzen Sie einen Projektmanager ein, der die Verantwortung trägt, und verteilen Sie klare Zuständigkeiten. Kleinere Unternehmen, in denen Mitarbeiter mehrere Rollen gleichzeitig ausfüllen, unterschätzen häufiger, wie viel Zeit eine gute Website kostet, selbst wenn sie mit einer externen Firma arbeiten.
• Zeitplan: Über das Budget haben wir schon gesprochen, genauso wichtig sind aber Projektdauer und Deadline. Wann muss Ihre Website fertig sein? Wollen Sie auf dem Weg zum Endergebnis mehrere Versionen veröffentlichen? Das Zeitmanagement wirkt sich auf alle anderen Faktoren des Projekts aus. Vor allem gilt: Wenn es schnell und gut sein soll, wird es teurer.
• Zielgruppe: Wer wird Ihre Website nutzen? Ist sie nur für den internen Gebrauch gedacht oder für eine breite Öffentlichkeit? Richten Sie Ihre Website auf die Kunden oder Besucher aus, die Sie erwarten.

Wenn Sie das Wer, das Was und das Wie festgelegt haben, können Sie alles in einem Moodboard visualisieren.

Danach kann die eigentliche Arbeit beginnen, entweder mit einem internen Entwicklungsteam oder mit Hilfe eines externen Partners. Intelvision etwa bietet hochwertige Entwicklung von Webanwendungen für verschiedene Branchen.

Der Ablauf der Website-Planung

Wenn die groben Linien Ihrer Website stehen, geht es an die Details. Sehen wir uns einige konkrete Schritte der Website-Projektplanung genauer an.

Projektstrukturplan (Work Breakdown Structure, WBS)

Ein guter erster Schritt beim Entwurf eines Projektplans für die Website-Entwicklung ist ein Projektstrukturplan (Work Breakdown Structure, WBS). Dabei zerlegen Sie Ihr Projekt methodisch, zuerst in Aufgaben und dann in Teilaufgaben. Für jede Aufgabe und Teilaufgabe legen Sie dann Zeitplan, Kosten, Ziel, Abhängigkeiten und Ergebnisse fest. Damit steht das Grundgerüst Ihres Website-Projektplans. Für den Projektstrukturplan können Sie eine Vorlage für einen Website-Projektplan verwenden. Effizienter ist aber ein Website-Projektplan, der auf Ihr Projekt zugeschnitten ist.

Im nächsten Schritt ordnen Sie alle Aufgaben und Teilaufgaben danach, wann sie jeweils erledigt sein müssen. Machen Sie das richtig, kennen Sie das Projekt in- und auswendig und haben eine erste Schätzung, wie viel Arbeit und Zeit Ihre Website insgesamt braucht. Dann dient Ihnen der Projektstrukturplan als Leitfaden bis zum Launch der Website.

Für einen brauchbaren Projektstrukturplan brauchen Sie nicht nur Erfahrung in der Website-Entwicklung und gute Kenntnis der technischen Details. Sie müssen auch einschätzen können, wie viel Zeit die kreativen Teile der Website brauchen. Diese Balance zu finden ist schwierig, zahlt sich aber aus, wenn es gelingt. Das Projektteam von Intelvision hilft Ihnen, einen Projektplan für Ihre Website zu erstellen.

Risikomanagementplan (RMP)

Der Satz „Seien Sie auf unerwartete Folgen vorbereitet“ zeigt das Grundproblem des Risikomanagements: Wie bereitet man sich auf das Unerwartete vor? Dieser Widerspruch sollte Sie nicht davon abhalten, die möglichen Risiken bei der Entwicklung Ihrer Website zu bewerten. Da wir den Projektstrukturplan schon haben, können wir einschätzen, welche Aufgaben welche Risiken mit sich bringen, und Zeit einplanen, um sie abzufedern.

Angenommen, Sie aktualisieren Ihre Website schrittweise, und nach dem Release der neuen Version ist die Website offline. Welche Mechanismen gibt es für ein Rollback auf die vorherige Version? Wie schnell lässt sich die Website wiederherstellen, wenn ein Server ausfällt oder Daten verliert? Wo liegen die Backups Ihrer Kundendaten, falls ein Fehler sie löscht? Wer ist dafür zuständig, die Notfallmaßnahmen einzuleiten?

Wenn Sie sich erst darüber Gedanken machen, nachdem die Website ausgefallen ist, verlieren Sie wertvolle Zeit, in der die Website nicht funktioniert. Risiken zu bewerten und ihnen vorzubeugen ist für jedes Projekt entscheidend. Natürlich haben Sie vielleicht Glück: Im Projekt treten keine Probleme auf, und Sie brauchen nie ein Backup. Aber wollen Sie Ihr Geschäft darauf verwetten?

Den Zeitplan für das Website-Projekt erstellen

Der Zeitplan sollte sich immer an den Prioritäten des Kunden orientieren. Außerdem sollten Sie spätere Abhängigkeiten frühzeitig berücksichtigen. Ein guter Zeitplan umfasst nicht nur die Entwicklungszeit, sondern auch Tests und Bugfixing. So bleibt genug Zeit, damit jedes Ergebnis die nötige Qualität hat.

1. Design

Grundlage einer guten Website ist in der Regel die Recherche eines UI/UX-Designers. Das kann ein interner Spezialist sein oder ein externer Dienstleister wie Intelvision. Unsere Fachleute nehmen die Anforderungen und Ziele der Website auf und liefern einen ersten Entwurf in Form eines Wireframes. Alle Beteiligten sollten ihn sorgfältig prüfen, damit es zwischen den Seiten keine Missverständnisse gibt.

2. Entwicklung

Die Entwicklung ist der zeitaufwendigste Teil des Projekts. Wenn Sie aber alle vorherigen Schritte richtig umgesetzt haben, entsteht der Zeitplan, indem Sie die Arbeit auf verschiedene Teams und Projektmitglieder verteilen. Noch effizienter wird es, wenn mehrere Teams parallel an verschiedenen Teilen des Projekts arbeiten. Das hängt allerdings davon ab, wie viele Ressourcen Sie einsetzen können.

3. Release und Review

Bewährt hat sich, mit dem Kunden oder anderen Beteiligten genügend Meilensteine einzuplanen, an denen die Änderungen geprüft werden. Je nach Projekt geschieht das vielleicht erst am Ende, wenn das fertige Ergebnis übergeben wird. In der Regel sollten Sie aber auch Zwischenschritte prüfen, um Probleme am Projektende zu vermeiden. Das kostet mehr Zeit, stärkt aber das Vertrauen des Kunden in Ihr Endprodukt, und er kann verfolgen, wie das Projekt Gestalt annimmt.

4. Support & Wartung

Nach Abnahme und Release des fertigen Produkts wird üblicherweise ein Support-Zeitraum oder ein Stundenkontingent vereinbart. So lassen sich weniger offensichtliche Bugs beheben und offene Fragen klären.

Sinnvoll ist auch, die Wartung Ihrer Website vorab einzuplanen, damit sie technisch aktuell bleibt und mit neuen Trends Schritt halten kann. Intelvision bietet Ihnen diesen Service an.

Informationsaustausch und Freigabe durch den Kunden

Wenn Sie als externer Partner eine Website für ein Unternehmen oder eine Organisation erstellen, sollten Sie Ihren Auftraggeber stets über jeden Fortschritt informieren. So arbeitet Intelvision: Wir kommunizieren während der gesamten Website-Erstellung klar mit unseren Kunden.

Grundsätzlich sollte jede Seite einen zentralen Ansprechpartner benennen, damit sich Fragen schnell und effizient klären lassen. In größeren Projekten kann das für eine Person allerdings zu viel werden, sodass eventuell mehrere Personen nötig sind. Beide Seiten sollten also schnell reagieren und Informationen zügig weitergeben. Jeden Fortschritt und jedes Hindernis sollten Sie dem Kunden transparent mitteilen, und die Verantwortlichen sollten den Fortschritt freigeben. Nichts ist schlimmer als eine abgelehnte Endabnahme, und daran tragen in der Regel beide Seiten gleichermaßen Schuld.

Um das zu vermeiden, brauchen Sie klare Kommunikationsregeln und -kanäle, genügend Fortschrittsmeetings und Offenheit bei Problemen, Verzögerungen und Schwierigkeiten. Daran erkennt man einen guten Partner. Wenn Sie der Kunde sind, bleiben Sie eng am Ball. Das heißt nicht, dass Sie jeden Schritt per Mikromanagement steuern sollen. Aufmerksam bleiben sollten Sie aber.

So erstellen Sie einen erfolgreichen Projektplan

In den vorherigen Schritten haben wir gezeigt, wie aus der Idee einer Website für Ihr Unternehmen eine konkrete Website wird. Vernachlässigen Sie Planung und Design nicht, und lassen Sie alle relevanten Beteiligten in Ihrem Unternehmen mitreden. Danach können Sie Ihren Projektplan für die Website-Entwicklung in klare Schritte aufteilen. Die Schritte Ihres Website-Projektplans lassen sich dann nach Zeitaufwand, Risiken, Abhängigkeiten und Ergebnissen bewerten. Ohne eigene Erfahrung kann dieser Prozess allerdings abschreckend sein. Dann sollten Sie erfahrene Fachleute hinzuziehen. Intelvision bietet verschiedene Leistungen für alle, die in irgendeiner Phase Unterstützung bei ihrer Website suchen.

Unsere Fachleute helfen Ihnen, einen erfolgreichen Website-Projektplan zu erstellen und Ihre Website zu entwickeln.