Projektmanagement im Bauwesen: Ein Leitfaden

Was ist Projektmanagement im Bauwesen und warum ist es wichtig?

Projektmanagement ist ein Prozess, der auf Organisation, Planung, Motivation und Ressourcenmanagement beruht. Jedes Bauprojekt braucht Projektmanagement, um abgeschlossen zu werden. Ziel des Projektmanagements in der Baubranche ist es, ein Projekt zum Abschluss zu führen, und zwar innerhalb des vorgegebenen Budgets, Zeitrahmens und der vereinbarten Qualitätsstandards.

Ein Projektmanager im Bau sorgt also dafür, dass alle Elemente eines Bauprojekts über den gesamten Projektlebenszyklus unterstützt und effizient umgesetzt werden. Ein erfahrener Projektmanager kann analysieren, was schiefgelaufen ist, was länger gedauert hat oder welche Aufgaben aufwendiger waren. Diese Erkenntnisse helfen, den besten Weg nach vorn zu finden.

Projektmanagement im Bauwesen ist die Verbindung zwischen dem Plan, etwas zu bauen, und der tatsächlichen Umsetzung.
Projektmanagement ist wichtig beim Bau von landwirtschaftlichen Gebäuden, Wohn- und Gewerbebauten, öffentlichen Einrichtungen, Industrieanlagen, Bauwerken des schweren Tiefbaus und Umweltanlagen. Es umfasst in der Regel komplizierte Aufgaben und verlangt ausgeprägte Kommunikationsfähigkeit, tiefes Wissen über den Bauprozess und die Fähigkeit, Probleme zu lösen. Schließlich ist Projektmanagement im Bauwesen ein komplexes Feld, das Wissen aus vielen Bereichen erfordert, etwa Finanzen, Mediation, Recht, Betriebswirtschaft und mehr.

Warum Projektmanagement im Bauwesen wichtig ist:

• Bauprojektmanagement hilft, „maximale Leistung bei minimalen Kosten“ zu erreichen. Gutes Bauprojektmanagement bedeutet also, dass ein Bauprojekt innerhalb des vereinbarten Budgets (oder sogar darunter) fertig wird.
• Bauprojektmanagement sorgt für die nötige Führung, motiviert die Mitarbeiter, schwierige Aufgaben wirksam und pünktlich zu erledigen, und holt verborgene Talente der Mitarbeiter hervor.

Gutes Bauprojektmanagement hilft, steigende Projektkosten, Zeitüberschreitungen, Ressourcenverschwendung, Risiken für die Arbeiter auf der Baustelle und negative Folgen für die Umwelt zu vermeiden.

Mehr dazu: BIM in der Baubranche: Wirkung und Vorteile

Die wichtigsten Phasen im Bauprojektmanagement

Die zentralen Phasen im Bauprojektmanagement entsprechen denen im klassischen Projektmanagement: Projektinitiierung, Planung, Umsetzung, Überwachung und, sobald das Team alle Abschlussziele erreicht hat, der Projektabschluss.

1. Projektinitiierung

In der Anfangsphase muss der Projektmanager vor allem klären, ob das Projekt machbar ist und sich lohnt. Sind sich alle Stakeholder einig, dass es weitergeht, erstellt der Projektmanager ein Projektinitiierungsdokument (PID). Es enthält sowohl den geschäftlichen Bedarf als auch den Business Case

2. Projektplanung

Als Nächstes entwickelt das Projektteam eine Roadmap, die den Projektmanagementplan (PMP) enthält. Das ist ein formelles Dokument, das Umsetzung und Steuerung des Projekts leitet und die Ausgangswerte für Umfang, Kosten und Zeitplan festlegt. In der Planungsphase entstehen außerdem typischerweise diese Dokumente:

Dokumentation des Projektumfangs: Sie legt Bedarf, Ziele, Ergebnisse und wichtige Meilensteine des Projekts fest.

Projektstrukturplan (Work Breakdown Structure, WBS): Dieses Dokument zerlegt den Umfang des Bauprojekts in anschauliche, überschaubare Arbeitspakete.

Risikomanagementplan: Er hilft Projektmanagern, Risiken frühzeitig zu erkennen, etwa Zeit- und Kostenschätzungen, die sich nicht halten lassen, mögliche Budgetkürzungen, sich ändernde Anforderungen und fehlende zugesagte Ressourcen.

3. Projektumsetzung

In dieser Phase treffen sich in der Regel alle Beteiligten noch einmal. Danach beginnt das Projektteam mit der entscheidenden Arbeit: Ressourcen zuteilen, Projektmanagementpläne umsetzen, Tools für das Bauprojektmanagement einrichten, Aufgaben erledigen, den Zeitplan aktualisieren und, falls nötig, den Projektplan anpassen.

4. Leistung und Überwachung

In dieser Phase werden Fortschritt und Leistung gemessen, und es wird sichergestellt, dass alles mit dem übergeordneten Projektmanagementplan übereinstimmt.

5. Projektabschluss

Die letzte Phase markiert das Ende des Projekts. Zum Abschluss können Projektmanager ein Treffen ansetzen, um zu besprechen, welche Teile des Projekts ihre Ziele erreicht haben und welche nicht. Danach erstellt das Projektteam einen Projektbericht.

Die Funktionen des Bauprojektmanagements

Die Funktionen des Bauprojektmanagements sind Planung, Terminplanung, Organisation, Personalbesetzung, Führung, Kontrolle und Koordination. Schauen wir uns jede davon kurz an.

Planung im Bauprojektmanagement

Die Planung ist der Schritt im Bauprojektmanagement, in dem eine bestimmte Arbeitsmethode ausgewählt wird. Im Kern geht es um zwei Fragen: „Was ist zu tun?“ und „Wie wird es gemacht?“

Warum die Planung von Bauprojekten wichtig ist:

• Projektplanung senkt die Kosten, weil die verfügbaren Ressourcen optimal genutzt werden.
• Projektplanung verringert planloses Vorgehen und doppelte Arbeit.
• Projektplanung fördert neue Ideen und Kreativität bei Bauleitern.

Terminplanung im Bauprojektmanagement

Die Terminplanung im Bau überträgt den endgültigen Arbeitsplan auf eine Zeitachse. Sie zeigt die Projektdauer und die Reihenfolge der einzelnen Bauaktivitäten. Zusammen mit der Projektplanung ist die Terminplanung ein unverzichtbares Werkzeug, sowohl für die tägliche Steuerung des Bauprozesses als auch für das Reporting zum Projektfortschritt.

Organisation

Bei der Organisation wird die gesamte Bauarbeit in einzelne Arbeitsschritte aufgeteilt, und konkrete Aufgaben werden an einzelne Personen delegiert.

Personalbesetzung

Personalbesetzung bedeutet, jeden Bereich und jede Abteilung, die für den erfolgreichen Abschluss eines Bauprojekts geschaffen wurde, mit den richtigen Leuten zu besetzen.

Führung

Zu dieser Funktion gehört, Mitarbeiter für die ihnen übertragenen Aufgaben anzuleiten, ihre Arbeit zu beaufsichtigen und sie zu motivieren, die gewünschten Ergebnisse zu erreichen.

Kontrolle

Dazu gehört, den Arbeitsplan laufend mit dem tatsächlich Erreichten abzugleichen, um Abweichungen zu erkennen und zu korrigieren.

Koordination

Hier geht es darum, die Arbeit der verschiedenen Abteilungen zusammenzuführen und aufeinander abzustimmen. Jeder Bereich muss seine Rolle kennen und wissen, welche Unterstützung er von den anderen erwarten kann.

5 Gründe, sofort Projektmanagement in Ihrem Bauunternehmen einzuführen

Sie haben den Eindruck, dass im Projekt alles gut läuft und es keinen Grund gibt, lange etablierte Prozesse oder Methoden im Bauprojektmanagement zu ändern? Wir haben die häufigsten „Alarmsignale“ gesammelt, die einem Bauteam zeigen: Es ist Zeit, die richtigen Projektmanagement-Tools für den Bau zu finden und alle Prozesse im Unternehmen zu überprüfen.

1. Das Team arbeitet länger am Projekt, als es die zu Beginn genannten Deadlines vorsehen.
2. Während der Arbeit haben sich die Rahmenbedingungen mehrmals geändert: das Budget, der Zeitaufwand, die Zahl der Mitarbeiter und anderes.
3. Es gibt kein Reporting, das zeigt, wie effektiv die Abläufe insgesamt sind, wo Engpässe liegen und wo es Probleme gibt.
4. In der Kommunikation im Team herrscht Chaos (manches steht im Messenger, manches kommt per E-Mail, und alles geht irgendwo verloren und wird mit der Zeit vergessen).
5. Aufgaben werden nicht in einem einzigen System erfasst, und die Teammitglieder wissen nicht, in welchem Stadium sich eine bestimmte Aufgabe gerade befindet.

Mehr dazu: ERP für Baubranche und Infrastruktur

Typische Herausforderungen & Fehler im Bauprojektmanagement

Selbst die erfahrensten Projektmanager stoßen während des gesamten Lebenszyklus eines Bauprojekts auf zahlreiche Hindernisse, vom ersten Schritt bis zur Fertigstellung. Es gibt aber einen Ausweg: Planen Sie diese typischen Herausforderungen im Bauprojektmanagement ein, bevor sie auftreten, nicht erst danach. Das ist entscheidend für Ihre Abläufe und Ihren Erfolg am Ende.

Ungenaue Projektschätzungen

Damit Ihr Projekt von Anfang an auf Erfolgskurs ist, sollten Sie die Termine in der Phase vor Baubeginn so genau wie möglich festlegen. Eine realistische Schätzung hilft Ihnen, spätere Probleme mit dem Zeitplan zu vermeiden.

Keine klaren Ziele

Jedes Projekt braucht klare Ziele, egal in welcher Branche. Wenn Projektmanager und Teammitglieder nicht wissen, worauf sie hinarbeiten, leidet die Leistung zwangsläufig. Laut einer in PM Network veröffentlichten Umfrage nannte fast ein Drittel der Projektmanager unklar definierte Visionen und Ziele als Hauptgrund dafür, dass ihre Bauprojekte gescheitert sind.

So lösen Sie das Problem:

Legen Sie von Anfang an Ziele fest. Viele Fachleute in der Baubranche nutzen dafür das SMART-Modell. SMART steht für:

• S: spezifisch,
• M: messbar,
• A: erreichbar,
• R: relevant,
• T: terminiert.

Nutzen Sie dieses Modell, um sinnvolle Ziele zu setzen, die Ihren Bauprozess leiten:

Schlechte Kommunikation

Laut Forbes ist schlechte Kommunikation der Hauptgrund, warum Bauprojekte scheitern. Fehlt eine gute Kommunikation, drohen schwache Zusammenarbeit, verpasste Deadlines und unerledigte Aufgaben. Manche Aufgaben werden doppelt erledigt, weil Person A nicht weiß, dass Person B sie schon abgeschlossen hat.

Software für das Bauprojektmanagement kann eine wirksame Kommunikation fördern. Mit einem individuell entwickelten Tool verfolgen Sie nicht nur Fortschritt und Deadlines, sondern können auch Ziele und Arbeitsstände kommunizieren. Sehen Sie zum Beispiel, dass eine bestimmte Aufgabe noch offen ist, können Sie die verantwortliche Person direkt in der Software anschreiben.

Keine Vorbereitung auf den Ernstfall & kein Risikomanagement

Jedes Projekt birgt Risiken. Man kann nicht jedes mögliche Risiko von Anfang an vollständig ausschalten. Trotzdem ist es wichtig, die großen Risiken zu erkennen, einzuplanen und sie samt ihren Folgen so klein wie möglich zu halten.

So lösen Sie das Problem: Untersuchen Sie mögliche Risiken, die mit der Baubranche und bestimmten Arten von Bauprojekten verbunden sind. Unter Umständen müssen Sie auch die Gesetze in Ihrem Bereich prüfen.

Tipp: Software für das Bauprojektmanagement kann helfen, Risiken zu vermeiden. Der größte Vorteil individuell entwickelter Software im Risikomanagement: Sie liefert mehr Daten und ermöglicht schnellere Kommunikation.

Sie möchten wissen, wie individuelle Software von Intelvision das Risiko in Ihren Bauprojekten konkret senken kann? Kontaktieren Sie uns für eine kostenlose Beratung.

Wie sich das Projektmanagement 2022 verändert

Wir haben untersucht, welche zentralen Trends den gewohnten Blick auf das Bauprojektmanagement derzeit verändern.

KI übernimmt einen Teil der Aufgaben von Projektmanagern

Laut einer Studie der Analyseplattform Cognilytica stehen 86 % der Projektmanager KI-Technologien positiv gegenüber. Wer KI bereits eingeführt hat, verzeichnet eine um 20 % höhere Produktivität in Projekten. Künstliche Intelligenz steuert alle fünf Phasen des Projektlebenszyklus: Initiierung, Planung, Umsetzung, Kontrolle und Abschluss.

Der größte Vorteil von KI liegt darin, riesige Datenmengen zu verarbeiten, auch umfangreiche Projektdokumentation, und Routineaufgaben zu erledigen. Gartner prognostiziert, dass KI bis 2030 bis zu 80 % der täglichen Arbeit im Projektmanagement übernehmen kann. Diese Vorteile bringt der Einsatz von KI dem Projektmanagement 2022:

Bessere Entscheidungen

KI kann Daten verarbeiten und einfache Aufgaben automatisieren, aber auch den „menschlichen Faktor“ ausschalten, indem sie dem Projektmanagement Empfehlungen gibt. Welche Ressourcen eignen sich am besten für die Aufgabe? Auf welche Risiken kann das Projekt in der Umsetzung stoßen? Wie viele Meetings machen das Team am produktivsten?

Ergebnisse vorhersagen mit ML

Auf Basis statistischer Daten und Machine Learning (ML) kann KI nicht nur Empfehlungen geben, sondern auch den Erfolg von Projekten vorhersagen. Sie kann den Projektlebenszyklus bewerten und vorhersagen, wann Aufgabe X erledigt sein wird, ob sich ein KPI rechtzeitig erreichen lässt und ob sich das ursprüngliche Budget des Projekts ausgezahlt hat.

Fehlersuche

2022 setzen Projektmanager zunehmend KI ein, um Probleme in einem Projekt früh zu erkennen. So funktioniert es:

1. Die KI erfasst den Lebenszyklus eines besonders erfolgreichen Projekts im Unternehmen.
2. Dann verfolgt die KI den Fortschritt eines anderen Projekts: Sie analysiert die Zusammenarbeit im Team, die Dokumentation, den Fluss der Aufgaben, das Reporting und mehr.
3. Mit dem Muster eines erfolgreichen Projekts als Vorlage kann die KI den Projektmanager warnen, wenn ein Projekt in einer bestimmten Phase scheitert. Ohne diese Warnung kann ein solcher Fehler zu verpassten Deadlines, geringerer Produktivität und falschen KPIs führen.

Effizientere Projektteams

Anfang 2022 gaben 53 % der Dienstleistungsunternehmen an, Chatbots in den nächsten 18 Monaten in ihre Strategie aufnehmen zu wollen (136 % mehr als 2021). Gleichzeitig glauben 56 % der Unternehmen, dass Chatbots die Effizienz von Projekten und die Beteiligung der Teammitglieder erhöhen. Bots eignen sich am besten für zeitraubende und langweilige Verwaltungsaufgaben: Datenmanagement, Terminplanung, Dokumentation und Rechnungsstellung.

Außerdem verkürzt ein Bot die Zeit für interne Kommunikation, indem er Teammitglieder über die firmeneigenen Messenger anspricht. Er kann Kollegen an Aufgaben erinnern, den Stand der Erledigung abfragen und Berichte anfordern.

Keine „guten“ oder „schlechten“ Methoden und Tools mehr im Bauprojektmanagement

Für die Studie Global Trends in Project Management 2022 befragte die IT-Plattform ProjectManager mehr als 600 Projektmanager. Rund 60 % von ihnen gaben an, im Projektmanagement (auch im Bauprojektmanagement) hybride Methoden (Agile + Wasserfall) oder andere Kombinationen zu nutzen. Der Trend 2022 geht deshalb dahin, in einem einzigen Projekt mehrere Projektmanagement-Tools für den Bau und mehrere Ansätze zu kombinieren.

Je nach Projektzielen wählen Projektmanager eine oder mehrere Methoden oder Dienste. Insgesamt zählte die B2B-Plattform Datanyze 259 Technologien, die Projektmanager aus 119.665 Organisationen nutzen.

Mitarbeiter verlassen Teams, in denen psychische Gesundheit keine Priorität hat

Stress bei der Projektarbeit kann viele Ursachen haben. Von 2019 bis 2021 war die weltweite Ursache die COVID-19-Pandemie. Das allein reicht schon, damit Teammitglieder am Arbeitsplatz unter Stress geraten.

Keine Perspektive für die Zukunft, sinkende Motivation wegen der unsicheren Lage, die Angst, dass das Projekt bald eingestellt wird: All diese negativen Gedanken überfordern Mitarbeiter. Deshalb wird es 2022 für Projektverantwortliche zum Trend, die emotionale und psychische Gesundheit ihrer Teams zu schützen.

Laut dem Microsoft Work Trend Index 2022 stellen rund 53 % der Teammitglieder ihre psychische Gesundheit und ihr persönliches Wohlbefinden an erste Stelle. Kann der Arbeitgeber das nicht bieten, wechseln 24 % der Mitarbeiter lieber zu einem Unternehmen, für das das psychische Wohl der Kollegen zu den zentralen Werten gehört.

Diese Tipps helfen Projektmanagern, ihre Mitarbeiter psychisch gesund zu halten:

• Prüfen Sie regelmäßig, wie viele Aufgaben Ihre Kollegen haben, und achten Sie darauf, dass niemand überlastet ist. Treffen Sie sich einmal pro Woche mit den Teammitgliedern und gehen Sie die tägliche Arbeitslast durch.
• Arbeiten Sie an der Atmosphäre im Team und schaffen Sie einen Raum, in dem sich Mitarbeiter psychologisch sicher fühlen. Machen Sie Ihren Kollegen klar, dass sie mit ihren Problemen zu Ihnen kommen können.
• Seien Sie nicht der Manager, der allen eine gute Work-Life-Balance predigt und um 2 Uhr nachts E-Mails verschickt.

Mehr dazu: So optimieren Sie Ihr Baustellenmanagement

Bauprojektmanagement einfacher machen mit individueller Software

An einer Stelle bleiben manche Unternehmen im Bauprojektmanagement hängen: beim Einstieg. Es ist toll, dass es so viele Optionen gibt, aber es sind eben auch sehr viele Optionen! Mit der Software für Bauprojektmanagement von Intelvision steuern Sie Aufgaben in einer komfortablen, flexibel konfigurierbaren Umgebung, die sich genau nach den Anforderungen Ihres Unternehmens richtet.

Erstellen. Planen. Organisieren. Verfolgen. Eine einzige App ersetzt Dutzende.

• Sparen Sie Zeit durch Automatisierung. Automatisieren Sie Routineaufgaben und konzentrieren Sie sich auf das Wesentliche.
• Erledigen Sie mehr, wo immer Sie sind. Greifen Sie auf jedem Gerät auf Ihr individuelles Tool zu (Smartphone, Desktop und mehr) und arbeiten Sie von überall.
• Dokumentenmanagement. Verwalten Sie Projektdokumente, bearbeiten Sie sie gemeinsam und teilen Sie sie einfach mit den Projektteams.
• Leistung und Ziele verfolgen. Verfolgen Sie die Leistung Ihrer Mitarbeiter mit Echtzeit-Reporting, das erledigte Aufgaben, Fortschritt, Auslastung und mehr sichtbar macht.
• Fortschritt verfolgen. Behalten Sie Aufgaben, Sprints, Zeit, Status, Dokumente und mehr im Blick.
• Binden Sie Plattformen an, die Sie kennen und schätzen. Arbeiten Sie so, wie Sie wollen, mit allen Tools, die Sie wollen, ohne Ihre individuelle Software zu verlassen.

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