PSA-Software: Was Professional Services Automation ist und warum Sie sie brauchen

PSA-Software in wenigen Worten erklärt

Was ist PSA-Software? PSA, auch PSA-System genannt, ist Software, die die Abläufe in Organisationen mit professionellen Dienstleistungen automatisiert: in Beratungsunternehmen, Wirtschaftsprüfungsgesellschaften, Anwaltskanzleien, Architekturbüros, bei IT-Beratern und anderen.

Typische PSA-Systeme umfassen Zeiterfassung, Projekt- und Ressourcenmanagement sowie die Abrechnung mit Kunden. Oft wird PSA mit CRM, Finanzbuchhaltung und Personalsystemen verbunden, sodass ein umfassendes, integriertes System entsteht.

Wer PSA-Software braucht und davon profitiert

Vom Mittelständler bis zum Weltkonzern setzen Unternehmen PSA in ihren Abläufen ein, um Routineaufgaben zu automatisieren, den Kundenservice zu verbessern und dadurch profitabler zu werden.

Die Software ist inzwischen in mehreren Branchen weit verbreitet, darunter:

• Informationstechnologie (IT);
• Marketing, PR und Kommunikation, sowohl in Agenturen mit Kundengeschäft als auch in internen Abteilungen;
• Architektur, Ingenieurwesen und Bau (AEC);
• Unternehmensberatung.

Am meisten profitieren Organisationen, die abrechenbare Leistungen erbringen. PSA-Anwendungen bündeln die Daten aus der Projektarbeit an einer Stelle und machen so Kennzahlen wie Umsatz, Kosten, Auslastung und Gewinnmargen sichtbar.

Die wichtigsten Vorteile von PSA für Unternehmen jeder Größe

Der größte Vorteil von PSA-Software: Wer für den Geschäftserfolg verantwortlich ist, kann die Erbringung von Dienstleistungen auch in großem Umfang steuern und messen. Führungskräfte sehen, wo das Unternehmen effizient arbeitet und wo es in einzelnen Bereichen Verbesserungspotenzial gibt.

Gute PSA-Software erleichtert das Projektmanagement, weil weniger Zeit in Tabellenkalkulationen fließt, und sie verbessert den Ressourceneinsatz durch eine höhere Auslastung. PSA-Tools helfen Organisationen außerdem, ihre Projekt-, Finanz-, Termin- und Ressourcendaten in den Griff zu bekommen. Mit guter PSA-Software verbringen Ihre besten Köpfe weniger Zeit in Tabellen und mehr Zeit damit, die Daten auf übergeordneter Ebene auszuwerten. Einige Zahlen, die Sie überzeugen könnten, haben wir hier gesammelt.

Weniger Verwaltung, mehr abrechenbare Stunden

Mit der richtigen PSA-Software kann ein Unternehmen pro Mitarbeitendem und Jahr leicht 100 Stunden Verwaltungsarbeit einsparen.

Deutliches Umsatzwachstum

Unternehmen mit PSA-Software verzeichneten im Jahresvergleich ein Umsatzwachstum von mehr als 143 %.

Der richtige Zeitpunkt für PSA-Software

Laut dem Professional Services Benchmark Survey sollte sich ein Dienstleistungsunternehmen spätestens bei 20 Mitarbeitenden Gedanken über ein PSA-Tool gemacht haben. Für die meisten Firmen ist PSA die erste oder zweite große Anwendung, deren Einführung sie in Betracht ziehen, vor allem wenn sie schnell wachsen wollen.

Hier sind weitere deutliche Anzeichen dafür, dass es Zeit ist, in PSA-Software zu investieren.

Ihr Delivery-Team nutzt mehr als 3 Tools

Wenn Ihr Unternehmen noch nicht auf PSA umgestiegen ist, nutzen Sie wahrscheinlich noch getrennte Tools für Aufgabenverwaltung, Projektplanung, Ressourcenmanagement, Zeiterfassung und mehr. Viele verschiedene Tools führen zu Datensilos und machen Prozesse weniger effizient.

Sie wissen nicht, ob Sie Geld verdienen, weil Finanzdaten auf Projektebene fehlen

Ist ein Projekt ein Erfolg, wenn es pünktlich fertig wird und der Kunde mit dem Ergebnis zufrieden ist? Und wenn es trotzdem Geld gekostet hat? Mit dieser Frage kämpfen viele Dienstleistungsunternehmen. Die Ursache sind meist fehlende Finanzzahlen auf Projektebene. Bis zum Projektende zu warten, um Kosten und Ausgaben zusammenzurechnen und erst dann zu sehen, ob Geld verdient oder verloren wurde, ist keine gute Option. PSA-Software zeigt Ihnen dagegen in Echtzeit, wohin Ihr Geld fließt und wie Sie Ihre Finanzen sinnvoll optimieren.

Auf welche Funktionen Sie bei PSA-Software achten sollten, und warum

Welche PSA-Software passt, hängt davon ab, wie Ihr Unternehmen aufgestellt ist, welche Ziele Sie verfolgen und welche Einschränkungen Sie haben. Diese Punkte sollten Sie vor der Kaufentscheidung für eine PSA-Software berücksichtigen:

1. Aktueller Tech Stack: Selbst die beste PSA-Software auf dem Markt kann ein Fehlgriff sein, wenn sie sich nicht mit den Tools verbinden lässt, die Sie für CRM, Buchhaltung und Marketing bereits nutzen.
2. Pläne für die Zukunft: Achten Sie darauf, dass die PSA-Software zu Ihren Geschäftszielen passt und mit Ihrem Unternehmen mitwachsen kann.
3. Ihre Kunden: Die neue Anwendung sollte alle Veränderungen für Ihre Kunden berücksichtigen, positive wie negative.
4. Sicherheit: Mögliche Schwachstellen bei Ihren Daten und Ihrer internen Infrastruktur gehören heute immer ganz oben auf die Liste.

Weitere Tipps zum Kauf von PSA-Software finden Sie in unserer Bibliothek mit Softwarebewertungen, Tipps und Ressourcen.

Wie individuelle PSA-Software Ihr Geschäft voranbringt

Individuell entwickelte Software ist genau auf die Anforderungen Ihres Unternehmens und Ihrer Nutzer zugeschnitten. Das ist wie ein Englischlehrer, wenn Sie in einem Monat den IELTS-Test bestehen müssen. Ein guter Lehrer übt nicht alles mit Ihnen, sondern nur die wichtigsten Themen. So bestehen Sie die Prüfung mit der nötigen Punktzahl.

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Zahlreiche Studien schätzen, dass Unternehmen, die die digitale Transformation angehen, jährlich im Schnitt 100 Millionen US-Dollar oder 8 % mehr Betriebsgewinn erzielen als Unternehmen, die das nicht tun. PSA-Software ist ein solcher Transformationsschritt und hilft Unternehmen, den gesamten Lebenszyklus ihrer Dienstleistungen besser zu steuern.