Kostenmanagement im Bauwesen

Was ist Kostenmanagement im Bauwesen?

Kostenkontrolle am Bau ist ein Teil des Projektmanagements. Sie umfasst die Planung, Aufstellung, Überwachung und Umsetzung des genehmigten Projektbudgets. In der Baubranche steigt der Wert des fertigen Objekts im Lauf der Zeit meist an.

Höhere Gewalt, verpasste Fristen, fehlendes Material oder höhere Kosten für Ressourcen als kalkuliert: Jeder dieser Faktoren muss schon in der Planung besonders beachtet und eingerechnet werden. Trotzdem schafft es nicht jeder Auftragnehmer, solche Situationen mit den bereitgestellten Mitteln zu bewältigen.

Um Kostenvorgaben einzuhalten, werden manchmal Materialien ohne Wissen des Auftraggebers durch minderwertige ersetzt, oder es kommen gering qualifizierte Auftragnehmer zum Einsatz. Das senkt die Kosten der Arbeiten, verschlechtert aber gleichzeitig die Qualität.

Das Kostenmanagement am Bau stützt sich während des Projekts auf folgende Prozesse: Kostenschätzung, Aufstellung des Projektbudgets und Kostenkontrolle im Projekt.

Warum Kostenkontrolle am Bau so wichtig ist

Kostenmanagement in Bauprozessen sorgt für:

• ein Verständnis der voraussichtlichen Kosten einzelner Leistungen und des gesamten Projekts (Prozess der Kostenschätzung);
• Klarheit für den Projektleiter, wann, wie viel und wofür im Projekt Geld ausgegeben wird (Prozess der Budgetaufstellung);
• weniger Änderungen und weniger Abweichungen des tatsächlichen Budgets vom genehmigten Basisbudget (Prozess der Kostenkontrolle).

Kostenkontrolle am Bau hilft Projektleitern, Kostenüberschreitungen zu vermeiden, weil sie Richtwerte für Schätzungen und Prognosen der Lohn-, Material- und Gemeinkosten liefert. Ein Plan zur Kostenkontrolle soll sicherstellen, dass Bauprojekte pünktlich, im vereinbarten Umfang und im Budget fertig werden.

Die wichtigsten Elemente des Kostenmanagements im Bau

Einer der ersten Schritte des Projektleiters im Kostenmanagement eines Bauprojekts ist, ein Konzept für das Kostenmanagement zu entwickeln. Es sollte allgemeine Regeln dafür enthalten, wie das Kostenmanagement im Projekt organisiert wird, dazu Vorgaben für die Buchhaltung, Grundsätze der Dokumentation sowie empfohlene Methoden und Technologien.

Alle Kosten im Projekt lassen sich in drei Arten einteilen: Verpflichtungen, Budgetkosten und Ist-Kosten.

Verpflichtungen

Verpflichtungen sind geplante, künftige Kosten. Sie entstehen, wenn Vereinbarungen oder Verträge geschlossen oder Waren und Leistungen bestellt werden. Das geschieht meist vorab nach dem Projektplan. Rechnungen von Lieferanten müssen bezahlt werden. Die Zahlung kann aber nach unterschiedlichen Regeln und zu unterschiedlichen Zeitpunkten erfolgen:

• nach Lieferung der Waren und Leistungen;
• bei vollständiger oder teilweiser Vorauszahlung;
• nach den Richtlinien des Unternehmens, das die Waren und Leistungen liefert, usw.

Budgetkosten

Die Budgetkosten bilden den Kostenplan des Projekts. Er zeigt, in welcher Höhe und zu welchem Zeitpunkt im Verlauf der Arbeiten Kosten geplant sind.

Ist-Kosten

Die Ist-Kosten zeigen den tatsächlichen Mittelabfluss des Projekts. Der Bericht über die Ist-Kosten enthält die tatsächlich angefallenen Kosten des Projekts. Erfasst werden können sie allerdings zu verschiedenen Zeitpunkten:

• während der Ausführung des Projekts;
• zum Zeitpunkt der Zahlung;
• zum Zeitpunkt der Abbuchung vom Konto.

Für viele Bauherren ist die Kostenkontrolle eine große Herausforderung. Mit einer modernen Software für das Kostenmanagement am Bau lässt sie sich jedoch wirksam bewältigen.

Wie Sie Pläne einhalten und das Kostenmanagement automatisieren

Ein stabiler Cashflow ist entscheidend. Doch er wird immer schwerer zu halten: Umsätze und Margen sinken, Lieferanten gewähren kürzere Zahlungsziele, Banken erhöhen die Zinsen und verlangen Sicherheiten und eine Kredithistorie. Wie sorgen Sie dafür, dass ein wachsendes Unternehmen keine Probleme mit seinen Finanzen und dem Überblick über seine Mittel bekommt? Hier sind die wichtigsten Tipps:

1. Trennen Sie private und geschäftliche Finanzen. Häufig entnimmt ein Inhaber dem Unternehmen Geld, wann immer er es braucht. Das führt zu Liquiditätsproblemen, also zu fehlendem Bargeld im Unternehmen, und erschwert die Kostenkontrolle natürlich erheblich. Geld sollten Sie dem Unternehmen nur unter zwei Bedingungen entnehmen: Erstens erzielt das Unternehmen einen Gewinn, den die Buchhaltung bestätigt. Zweitens ist Geld für die Ausschüttung von Dividenden vorhanden.
2. Planen Sie Ihre Finanzen. Der Inhaber ist mit Tagesgeschäft, Problemlösung und der Abwicklung von Aufträgen so ausgelastet, dass ihm die Zeit fehlt, das Unternehmen von oben zu betrachten. Viele Unternehmer planen ihren Cashflow nicht und riskieren damit eine Liquiditätslücke oder können den Bedarf an Betriebskapital eines wachsenden Unternehmens nicht decken. Wer vorab weiß, wie viel Geld wann und wofür nötig ist, kann eine Beziehung zu einer Bank oder einem privaten Kreditgeber aufbauen. Die Bank braucht Zeit für die Prüfung: Sie muss Sicherheiten bestätigen und Jahresabschlüsse analysieren. Gute Planung macht das Unternehmen widerstandsfähiger gegen Marktkrisen, sichert eine regelmäßige Versorgung mit Material und erhöht die Chance, die besten Gelegenheiten am Markt zu nutzen.
3. „Essen“ Sie nicht das ganze verfügbare Budget auf. Menschen essen, was auf ihrem Teller liegt, auch wenn es zu viel ist. Das haben viele Studien belegt. Mit dem Budget passiert dasselbe. Abteilungen schöpfen das Geld für bestimmte Posten oft nicht aus und verschieben den Rest auf andere Posten. Genau das sollten Sie vermeiden. Wenn Sie einen bestimmten Betrag eingeplant haben, bleiben Sie darin. Sie haben weniger ausgegeben? Das ist normal. Verwenden Sie den Rest nicht für andere Posten.
4. Budgetieren Sie agil. Dabei erstellen Sie für jedes Szenario ein eigenes Budget. Wenn Sie sehen, dass Sie das Budget überschreiten, analysieren Sie aus operativer Sicht, warum das passiert, und steuern Sie nach.
5. Automatisieren Sie das Finanzmanagement. Excel-Tabellen wurden von Systemen zur automatisierten Buchhaltung abgelöst, etwa 1C, SAP, Quickbooks (USA) und anderen. Mittlere und große Unternehmen steigen auf ERP-Systeme um, deren Kernmodul das Finanzmanagement ist. Ergänzen Sie diese Systeme um ein CRM, können Sie den Stand der Arbeiten sowie Waren- und Geldflüsse verfolgen, Finanzen, Arbeitskräfte und materielle wie immaterielle Vermögenswerte erfassen und all diese Daten in einer einzigen Buchhaltungsdatenbank speichern.

Was ist eine Software für das Kostenmanagement im Bau?

Mit einfachen Tabellen lassen sich Baukosten nur bei sehr kleinen Projekten im Griff behalten. Für alles andere brauchen Sie eine Software für das Kostenmanagement am Bau.

Eine solche Software hilft Ihnen, den Überblick über die Finanzen zu behalten, erstellt Bautagesberichte, unterstützt Sie bei der Bau- und Terminplanung, vereinfacht die Abläufe auf der Baustelle und übernimmt viele weitere Aufgaben, die Bauleiter erledigen müssen.

Wie individuelle Software hilft, Kosten und Termine im Griff zu behalten

Baukosten müssen nicht aus dem Ruder laufen. Eine Software für das Kostenmanagement am Bau kann Kosten eindämmen, für mehr Transparenz sorgen und jeden Aspekt des Projekts vom Anfang bis zum Ende im Blick behalten.

Unsere Experten entwickeln Software, mit der Projektleiter am Bau Ereignisse überwachen, die Burn Rate ihres Cashflows verfolgen, sehen, wofür das Budget ausgegeben wird, und Daten aus früheren Bauprojekten auswerten, um künftige Kosten genau zu schätzen. Die Software lässt sich an die Buchhaltung des Bauherrn anbinden und übernimmt die Ist-Kosten direkt aus Buchhaltungs- oder ERP-Systemen. So haben Projektleiter alles, was sie brauchen, um die Kosten im Griff zu behalten und Projekte im Budget abzuschließen, ohne sich durch Berge von Tabellen zu arbeiten.

Unsere Anwendungen können alle Phasen des Projektlebenszyklus abdecken: Investitionsplanung, Entwurf, Beschaffung und Ausschreibung, Bau und Gebäudebetrieb. Außerdem entwerfen wir für Sie den passenden Prozess für das Kostenmanagement am Bau, der Geld spart und Bauprojekte effizienter macht.

Bauherren brauchen ein Programmmanagement, das zu ihrem Unternehmen passt. Intelvision entwickelt individuelle Funktionen, mit denen sich die Projektkosten durchgängig steuern lassen: von der Investitionsplanung über die Kostenschätzung bis zum Basisplan für den Bau und zu Nachträgen. So behalten Projektleiter das Kostenmanagement über die gesamte Laufzeit jedes Projekts im Griff.

Fazit

Wenn jedes Ihrer Projekte deutlich teurer endet als ursprünglich geplant, ist es Zeit, Ihre Kostenkontrolle am Bau grundlegend zu überarbeiten. Sehen Sie sich unsere Projekte an und nehmen Sie Kontakt mit uns auf, damit Sie Ihre Geschäftsziele wirksam erreichen, Ihr Unternehmen voranbringen und Ihre wichtigsten Wettbewerber überholen. Mit genau den richtigen Tools und den richtigen Leuten, die sie einsetzen, bringen wir Sie auf Erfolgskurs.