Fehlende Compliance-Kontrolle: Welche Risiken drohen und wie Compliance-Software hilft

Welche Risiken fehlende Compliance-Kontrolle birgt

Ein Unternehmen mit „Grauzonen“ in der Zusammenarbeit mit Partnern, bei der Geschäftsethik, bei Schulden, Steuern oder Ähnlichem ist angreifbar. Es steht ständig unter Beschuss: Kommen zweifelhafte Fakten und Verstöße ans Licht, kann der Imageschaden so groß sein, dass sich das Unternehmen nicht mehr davon erholt. Dazu kommen Bußgelder, Sanktionen und zerbrochene Beziehungen zu Partnern. Oft entstehen diese Probleme nicht aus böser Absicht, sondern durch Versehen, Fehler oder ein falsches Verständnis der Gesetze.

Compliance-Verstöße führen zu finanziellen Verlusten und Imageschäden. Sie können außerdem Bußgelder, den Entzug einer Lizenz, die strafrechtliche Verfolgung der Geschäftsführung und weitere negative Folgen für das gesamte Unternehmen nach sich ziehen. Wie die Strafe genau ausfällt, hängt vom Einzelfall ab. Mögliche Folgen:

• ein Verbot von Transaktionen auf den Konten;
• angeordnete Prüfungen vor Ort;
• Verwaltungsbußgelder;
• Sanktionen gegen Verantwortliche;
• Entzug der Lizenz;
• die Feststellung, dass Geschäfte unwirksam sind.

Außerdem stehen der Ruf des Unternehmens und sein Gewinn auf dem Spiel: sowohl entgangene Gewinne, weil sich das Geschäft nicht ausreichend entwickelt, als auch direkte finanzielle Kosten.

Den Begriff „Regulatory Compliance“ gibt es in der Wirtschaft seit mehr als einem halben Jahrhundert. Alles begann mit einer Reihe von Korruptionsskandalen in den USA in den 70er-Jahren. Steuervermeidung, versteckte Schulden, Absprachen mit Wettbewerbern, um Monopole zu bilden: All das kam ans Licht, sorgte für Schlagzeilen und führte zu spektakulären Gerichtsverfahren. Die Wirtschaft zog daraus den Schluss: Solche Probleme muss man früh erkennen und den eigenen Ruf aktiv schützen.

Die ersten Compliance-Spezialisten gab es in US-Unternehmen bereits in den 80er-Jahren des letzten Jahrhunderts. Sie achteten darauf, dass Unternehmen die Geschäftsethik sowie alle Gesetze und Branchenvorschriften einhielten. Heute haben fast alle Unternehmen in den USA und in Europa ein Compliance-Programm und eigene Compliance-Abteilungen. Diese internen Abteilungen prüfen zusammen mit wirksamer Compliance-Management-Software und Funktionen für das Risikomanagement, ob das Unternehmen rechtmäßig und ethisch handelt.

Beispiele für Compliance-Risiken

Compliance ist ein komplexes Thema und umfasst viele weit verbreitete Vorschriften.

Arbeitssicherheit und Gesundheitsschutz

Jedes Unternehmen ist für Gesundheit und Sicherheit am Arbeitsplatz verantwortlich. Neben der Einhaltung von Sicherheitsvorschriften und Branchenregeln gehören dazu auch die Risiken von Unfällen und arbeitsbedingten Verletzungen.

Im März 2005 erhielt BP Products North America Inc. eine Strafe von 21 Millionen US-Dollar, nachdem die Occupational Safety and Health Administration (OSHA) des US-Arbeitsministeriums ermittelt hatte. Auslöser der Untersuchung waren eine Explosion und ein Brand in einer Produktionsanlage, bei denen 15 Mitarbeiter starben und 170 verletzt wurden. Eine erneute Prüfung im Jahr 2009 ergab 760 Verstöße (neue und solche, deren Behebung das Unternehmen zugesagt hatte). Dafür musste das Unternehmen weitere 87 Millionen US-Dollar zahlen.

DSGVO

2016 hat die EU die DSGVO (Datenschutz-Grundverordnung) verabschiedet. Sie verpflichtet alle, die personenbezogene Daten verarbeiten, eine lange Liste von Regeln für die Speicherung und Nutzung dieser Daten einzuhalten. Das betrifft jeden, der auf irgendeinem Weg personenbezogene Daten von Nutzern erhebt, selbst über ein Formular auf einer Landingpage. Wer gegen die DSGVO verstößt, riskiert Bußgelder von mehreren Millionen Euro.

Korruption und Betrug

Unternehmen haften in der Regel für korruptes Verhalten ihrer Mitarbeiter und Vertreter, etwa für Bestechung oder Betrug.

2014 zahlte BNP Paribas eine Rekordstrafe von 8,9 Milliarden US-Dollar, weil die Bank gegen US-Sanktionen verstoßen hatte. Sie hatte Transaktionen im Wert von 30 Milliarden US-Dollar verschleiert, an denen Kunden aus dem Iran, dem Sudan und Kuba beteiligt waren, also aus Ländern, gegen die die USA Sanktionen verhängt hatten.

Soziale Verantwortung

Das Risiko, dass Ihre Geschäftstätigkeit Ihren Mitarbeitern oder den Menschen an Ihren Standorten schadet.

Hugo Boss musste 2013 eine Strafe von 1,2 Mio. £ zahlen, nachdem ein vierjähriger Junge in einer seiner Filialen gestorben war. Ein 114 kg schwerer Spiegel war auf den Jungen gestürzt, eine Notoperation konnte ihn nicht mehr retten. Das Unternehmen räumte ein, das Geschäft nicht ausreichend gesichert zu haben.

Qualität

Dieses Risiko entsteht, wenn ein Produkt oder eine Dienstleistung von schlechter Qualität auf den Markt kommt, die nicht das erwartete Niveau erreicht oder gegen Gesetze und Vorschriften verstößt.

Die vietnamesische Niederlassung von Coca-Cola musste 2016 eine Strafe von 16 Millionen US-Dollar zahlen, weil sie Produkte von mangelhafter Qualität hergestellt hatte. Der Energydrink Samurai des Unternehmens enthielt weniger Folsäure und Vitamin B9, als auf dem Etikett stand.

Betriebliche Tätigkeit

Hier besteht das Risiko, dass Ihre Tätigkeit Schaden anrichtet, selbst wenn die Prozesse optimiert und sauber eingestellt sind.

ExxonMobil wurde zu einer Strafe von 5 Milliarden US-Dollar verurteilt. Nach der Havarie des Tankers Exxon Valdez vor der Küste Alaskas kam es zu einer großen Ölpest: 11 Millionen Gallonen (42 Millionen Liter) Öl liefen ins Meer und verschmutzten mehr als 2 Tausend Kilometer Küste. Am Ende konnte das Unternehmen die Strafe auf 500 Millionen US-Dollar senken.

Das Compliance-System von Siemens: Nur saubere Geschäfte sind Siemens-Geschäfte

Nach dem Korruptionsskandal von 2008 hat Siemens Regeln aufgestellt, die eine Wiederholung möglichst verhindern sollen. Der Leitsatz „Nur saubere Geschäfte sind Siemens-Geschäfte“ macht klar, dass das Unternehmen Korruption und Verstöße gegen Wettbewerbsregeln nicht duldet. Siemens hat interne Richtlinien erarbeitet, die für alle Geschäftsbereiche und Lieferanten gelten. Das Unternehmen veröffentlicht jedes Jahr Berichte auf seiner offiziellen Website. Dort können Sie auch Verstöße melden.

Heute besteht das Compliance-System von Siemens aus einem umfassenden Maßnahmenpaket. Es stellt sicher, dass die Geschäfte immer in vollem Einklang mit dem Gesetz und mit den eigenen Grundsätzen und Regeln laufen. Das System gliedert sich in drei Handlungsfelder: vorbeugen, erkennen und reagieren.

Siemens toleriert weder Korruption noch Verstöße gegen die Grundsätze des fairen Wettbewerbs oder andere Gesetzesverstöße. Kommt es doch dazu, handelt das Team schnell. Die Compliance-Abteilung bekämpft nicht nur Korruption sowie Verstöße gegen Wettbewerbs- und Exportkontrollrecht. Sie schützt das Unternehmen auch vor Betrug und Geldwäsche und wahrt den Schutz personenbezogener Daten und der Menschenrechte.

Was ist Compliance-Software?

Compliance-Software bezeichnet digitale Werkzeuge, mit denen ein Unternehmen seine internen Systeme und Kontrollen überwacht, um vorgeschriebene Standards und Vorschriften einzuhalten. Sie vereinfacht den Weg zur Compliance und hilft, die Vorgaben dauerhaft zu erfüllen. Die kontinuierliche Überwachung kann außerdem die Sicherheitslage des gesamten Unternehmens verbessern.

Welche Funktionen Compliance-Software bietet

Jede Compliance-Management-Software hat eigene Schwerpunkte und Funktionen. Einige Funktionen finden Sie aber in den meisten dieser Tools und Apps:

• Compliance-Tracking: überwacht Geschäftsabläufe und Protokolle auf die nötigen Standards und informiert die zuständigen Mitarbeiter über offene Aufgaben.
• Audit-Management: plant Audits, führt sie durch und behält ihren Stand im Blick, damit Sie kein vorgeschriebenes Systemaudit verpassen.
• Risikomanagement: bewertet Ihr Risikoniveau und Ihre Sicherheitslücken, damit Sie künftige Risiken senken.
• Compliance-Reporting: erstellt detaillierte Berichte, die als Dokumentation belegen, dass Sie die nötigen Sicherheitsstandards einhalten.

Welche Vorteile Compliance-Software Ihrem Unternehmen bringt

Warum sollte Ihr Unternehmen Software für die Compliance einsetzen?

1. Geringere rechtliche Risiken: Bestimmte Sicherheitsprotokolle einzuhalten, ist für Unternehmen eine zentrale rechtliche Frage. Die Funktion für Compliance-Prüfungen hilft Ihnen, die Vorgaben dauerhaft einzuhalten, und liefert Ihnen die Dokumentation dazu.
2. Mehr Vertrauen und Akzeptanz bei Kunden: Sicherheitsprotokolle und Standards geben Kunden Vertrauen in die Sicherheit Ihres Unternehmens. Ihr Unternehmen gilt als risikoarme Wahl und wird für bestehende und potenzielle Kunden attraktiver.
3. Weniger Aufwand für die Compliance-Überwachung: Software automatisiert das Tracking und die Bewertung Ihrer Compliance. Sie müssen Ihre Systeme seltener manuell überwachen und sparen so Ressourcen.

Worauf Sie beim Kauf von Compliance-Software achten sollten

Sehen wir uns einige Faktoren an, die bei der Auswahl von Compliance-Management-Software zählen.

Compliance-Anforderungen

Welche Vorschriften, Richtlinien und gesetzlichen und finanziellen Rahmenwerke müssen Sie einhalten?

Datensicherheit

Ein ausgereiftes Sicherheitskonzept sorgt dafür, dass Sie die Erwartungen Ihrer Kunden erfüllen und die Datenintegrität gewahrt bleibt. Denn wenn Daten verloren gehen oder kompromittiert werden, kostet Sie das Ihre Kunden und womöglich Ihr ganzes Unternehmen.

Software-Compliance & Integration

Die Compliance-Management-Software muss sich vollständig in zahlreiche Geschäftssysteme, ein CRM-System und Ähnliches integrieren lassen. Außerdem muss die gewählte Software über die verschiedenen Silos Ihres Unternehmens hinweg gut funktionieren.

Individuelle Compliance-Software von Intelvision

Verschaffen Sie sich mit eigens entwickelten Compliance-Plattformen einen einzigartigen Wettbewerbsvorteil. Lernen Sie die Leistungen von Intelvision für individuelle Softwareentwicklung über den gesamten Entwicklungszyklus kennen. Wir helfen Ihnen dabei:

• Eine klare Produktvision entwickeln. Wir bewerten Ihre Ideen für die Anwendung, priorisieren Funktionen, legen Produktumfang und Vision fest, wählen die passende Architektur und entwickeln erstklassige Software.
• Entwicklungskosten optimieren. Unser Team erstellt eine Roadmap für die Entwicklung und beseitigt Softwareprobleme, damit Sie schnell auf den Markt kommen und den höchstmöglichen ROI erzielen.
• Legacy-Software reparieren und modernisieren. Wenn Ihr Backend schwächelt oder veraltete Technologien die Leistung oder Integrationsfähigkeit Ihrer Software bremsen, hilft Intelvision Ihnen, Ihre Compliance-Plattformen neu zu entwickeln, zu aktualisieren oder zu modernisieren.
• Hohe Sicherheit und Compliance sicherstellen. Mit einem sicheren Entwicklungsprozess und dem Ansatz „Data Protection by Design“ sorgen wir für maximale Softwaresicherheit und die vollständige Einhaltung von DSGVO, ISO 27001 und weiteren Vorschriften.