ERP für das Finanzwesen: Die wichtigsten Funktionen und Vorteile

Warum Investitionen in Technologie entscheidend sind

Um erfolgreich zu sein, muss sich ein Unternehmen schneller verändern als die Welt um es herum. Und zwar schnell genug, um in diesem Markt zu bestehen. Sehen Sie sich an, was mit der Marktkapitalisierung von General Electric passiert. Sie sinkt, wie bei vielen anderen, die bis vor Kurzem ganz oben in den Rankings standen. Vor allem, weil ihre Geschäftsmodelle (etwa die Rohstoffwirtschaft) der Vergangenheit angehören.

Und dann sehen Sie sich Microsoft an. Das Unternehmen hat Google, Amazon und Apple überholt und ist inzwischen eine Billion Dollar wert. Der Grund: Microsoft treibt KI-Projekte voran und baut Ökosysteme für kleine und mittlere Unternehmen auf. Das ist ein Weg, zu einem Unternehmen der Zukunft zu werden. Die Zukunft folgt nicht denselben Prinzipien wie die Vergangenheit. Was die Zukunft von der Gegenwart unterscheidet, ist ein Wandel der Prinzipien, auf denen Entscheidungen beruhen. Erschließen Sie das Potenzial Ihres Unternehmens mit Technologie, zum Beispiel mit einer ERP-Plattform.

Was ist ERP im Finanzwesen?

Wofür steht ERP im Finanzwesen? Wie oft hören Sie den Begriff Enterprise Resource Planning (ERP)? Begriffe wie Finanz-ERP-Software, SAP ERP, Microsoft Dynamics AX ERP oder Oracle ERP kennt jeder. Aber wussten Sie, dass ERP eigentlich gar kein System ist, sondern eine Methodik, also eine Reihe von Prinzipien?

ERP (Enterprise Resource Planning) ist eine Organisationsstrategie, die Produktion und Betrieb, Personalwesen, Ergebniscontrolling, Finanzmanagement, Anlagenverwaltung, Risikomanagement, Liquiditätsmanagement und Lagerverwaltung zusammenführt. Ziel ist, die Ressourcen des Unternehmens laufend auszubalancieren und zu optimieren. Das ERP-System dagegen ist ein konkretes Softwarepaket, das diese ERP-Strategie umsetzt.

Die Geschichte von ERP begann schon in den 60er-Jahren in großen Produktionsbetrieben. In den 2000er-Jahren entstand die erste echte ERP-Plattform. Die Standards änderten sich von Jahrzehnt zu Jahrzehnt und bauten aufeinander auf. Mit der Zeit ähnelte das Finanzmanagementsystem immer mehr einem modernen digitalen Modell.

Entwicklungsstufen von ERP-Systemen

Wie sich ein ERP-System von ähnlichen Technologien unterscheidet

ERP im Finanzwesen wird oft mit anderer Software verwechselt, die bei bestimmten geschäftlichen Aufgaben hilft. Aus Unkenntnis hält man ein ERP-System zum Beispiel für eine Art CRM-System (Customer Relationship Management) oder für eine Alternative zu Buchhaltungs- und Steuersoftware.

Der wichtigste Unterschied: Mit ERP-Software verwalten Sie alle Ressourcen des Unternehmens, nicht nur einzelne Teile davon. Das Finanzmanagementsystem:

• integriert die Aufgaben und Datenbanken aller Abteilungen;
• schafft eine einheitliche Informationsumgebung;
• hilft, beliebige Probleme im Unternehmen zu lösen.

Finanz-ERP: Die wichtigsten Funktionen und Komponenten

Der Funktionsumfang unterscheidet sich je nach ERP-System. Hier sind die gängigsten Funktionen.

Kundendatenbank

Sie können Daten zu Finanztransaktionen, Bilanzen und persönliche Angaben erfassen. Außerdem können Sie Ihren Mitarbeitenden Zugriff auf diese Informationen geben, die dann jederzeit verfügbar sind.

Buchhaltungssystem

Das ERP-Finanzmodul macht aus Papierkram Online-Finanzberichte und Tabellen, die jeder mit Zugriffsrechten einsehen kann. Alle Geschäftsprozesse werden sichtbar und transparent.

Anlagenverwaltung

Mit dem ERP-Finanzmodul sehen Sie Wertminderungen in Echtzeit, sobald sie auftreten, und erhalten ausführliche Berichte, die in wenigen Sekunden erstellt sind.

Finanzanalyse

Sie sehen alle Dashboards in Echtzeit: Forderungen und Verbindlichkeiten, verschiedene Arten von Finanzberichten und andere wichtige Finanzkennzahlen, übersichtlich und visuell aufbereitet.

Zahlungssysteme

Wenn Sie Ihren Kunden verschiedene Zahlungssysteme anbieten, lassen sich diese einfach verwalten und aktualisieren. Außerdem werden alle Transaktionen sicherer.

Finanzprognosen

Das ERP-Finanzsystem (Enterprise Resource Planning) liefert Ihnen genaue Prognosen, die auf Berichten und der aktuellen Lage in Ihrem Unternehmen beruhen.

Die Vorteile eines ERP-Finanzsystems

Kurz gesagt: Nach der Einführung eines ERP-Systems verbessert sich die Kommunikation im Unternehmen. Das führt zwangsläufig zu weniger Fehlern und weniger Zeitaufwand für Routinearbeiten.

Transparenz in Geschäft und Finanzen

Mit einer ERP-Plattform liegen die Informationen auf einem zentralen Server, und alle Daten sind sicher geschützt. So beseitigen Sie Risiken rund um die Finanzdaten und Abläufe des Unternehmens und schützen sie vor dem menschlichen Faktor.

Automatisierung manueller Arbeit

Wenn alle Dokumente in Microsoft Word erstellt werden, sind Fehler schlicht unvermeidlich. Eine typische Situation: Ein Mitarbeiter hat eine ganze Woche lang in Excel einen Bericht für seine Führungskraft erstellt. Doch die Zahlen gingen nicht auf, und die Suche nach dem berüchtigten Fehler dauerte drei Wochen. Mit einem ERP-System gäbe es deutlich weniger Fehler, und die Produktivität dieses Mitarbeiters würde spürbar steigen.

Weniger Arbeitsaufwand

Mit einem ERP-System geben Sie die nötigen Informationen nur einmal ein, und zwar in der Abteilung, aus der sie stammen. Danach kann jeder mit den entsprechenden Berechtigungen die Finanzdaten nutzen. So arbeiten die Abteilungen abgestimmt zusammen, und Fehler beim Übertragen von Informationen von einer Anwendung in die andere gehen deutlich zurück, weil die gesamte Finanzabteilung mit einem einzigen System arbeitet.

Datenanalyse in Echtzeit

Mit dem Finanzmodul einer ERP-Software kann die Führungskraft Pläne und Ergebnisse in Echtzeit analysieren. Das ist besonders wichtig für Entscheidungen in einem dynamischen Umfeld und in Wachstumsphasen. Gleichzeitig sparen Sie viel Zeit bei der Suche nach Informationen, weil alles an einem Ort liegt.

Wer braucht ein ERP-System?

Ein ERP-System sollten Sie in zwei Fällen einführen:

1. Wenn das Unternehmen wächst. Mit dem Wachstum werden Planungsaufgaben komplexer, und Führungskräfte brauchen spezialisierte Werkzeuge.
2. Wenn wertvolles Unternehmenswissen für das ganze Team zugänglich sein soll. Ist die wichtigste Führungskraft nicht der Inhaber, sondern angestellt, kann sie beim Ausscheiden Wissen mitnehmen, das für das Unternehmen wichtig ist. Die ERP-Software dient dann unter anderem als eine Art Sicherungskopie.

Machen Sie sich aber keine Illusionen: Ein ERP-System löst nicht alle Probleme der Unternehmensführung. Nur in Hollywood-Blockbustern trifft intelligente Technik ganz allein Entscheidungen. Wer ein ERP-System (Enterprise Resource Planning) einführt, muss genau wissen, wozu. Das gilt vor allem für die Unternehmensleitung.

Die häufigsten Probleme bei der Einführung eines ERP-Systems

Die Einführung eines ERP-Systems ist ein komplexer Prozess, bei dem oft viele Probleme auftreten. Hier sind die wichtigsten, auf die Sie stoßen können.

6 weitere Trends und Prognosen für die Finanzbranche: Was erwartet uns morgen?

Die wichtigsten Treiber 2022 sind die Modernisierung und Anpassung bestehender Systeme, der Umstieg auf neue Softwareversionen, die Migration bestehender Systeme in die Cloud (auch mit Cloud-ERP), der Ausbau von KI in den Systemen und die Integration mit Big-Data-Systemen.

1. Der Finanzmarkt verändert sich: Menschen achten auf Effizienz, und Banken versuchen, dem gerecht zu werden. Wenn ein Antrag heute im Schnitt in sechs Minuten bearbeitet wird, sollten es morgen drei Minuten sein.
2. Zahlungen verschwinden ganz aus dem Bewusstsein der Menschen. Mit dem Internet der Dinge müssen Käufer ihre Bankkarte nicht einmal mehr an ein Terminal halten. Neue Technologien werden so weit entwickelt sein, dass Waren „sich selbst bezahlen“ und KI die Echtheit und Sicherheit der Transaktion prüft.
3. Banken entscheiden auf Basis des Online-Verhaltensprofils einer Person. Finanzprodukte und Finanztools berücksichtigen alles, von der Art, wie jemand das Online-Banking nutzt, bis zu seinem Verhalten im Internet. Finanzunternehmen bündeln ihr gesamtes Wissen über den Kunden an einer Stelle. Die Informationen in einer solchen „Finanzdatenbank“ werden wichtiger sein als das, was eine Person über sich selbst angibt.
4. Banken setzen noch stärker auf Kennzahlen. Nur so lässt sich die Wirkung von Änderungen am Produkt bewerten. Die entscheidende Kennzahl sollte immer die Veränderung der finanziellen Ergebnisse sein.
5. Es wird noch weniger „Papier“ geben. Komplexe Geschäfte werden mit einem Klick abgeschlossen, und Neuentwicklungen gehen innerhalb weniger Tage live. Bürokratische Konzerne werden im Wettbewerb schlicht nicht überleben.
6. Die Bank als Institution wird für den Nutzer immer unsichtbarer. Finanztransaktionen laufen ohne Zutun des Kunden ab, so wie heute schon das Bezahlen von Fahrten bei Uber.

Wie individuelle ERP-Software Ihr Geschäft voranbringt

Den größten Gewinn bringen einem Unternehmen nur Systeme, die konsequent auf die Kunden ausgerichtet sind und ihre Bedürfnisse abdecken. Deshalb lohnt sich eine individuell entwickelte ERP-Plattform: Sie setzen nur die Funktionen um, die Ihr Unternehmen wirklich braucht. Mit einer Standardlösung sind Sie bei manchen Funktionen eingeschränkt oder zahlen für solche, die Sie nicht brauchen.

Digitalisierung ist sinnlos, wenn sie kein konkretes menschliches Bedürfnis erfüllt. Solange das Problem des Nutzers nicht vollständig gelöst ist, wird Ihr Produkt am Markt nicht gefragt sein, egal wie technisch ausgereift es ist.

Intelvision entwickelt Finanzsoftware für seine Kunden, und wir setzen alles daran, dabei immer bessere Wege zu finden. Gemeinsam mit unseren Kunden entwickeln wir Technologiestrategien, bewältigen technische Herausforderungen und erkunden neue Ansätze mit der besten verfügbaren Technologie.

Häufige Fragen

Wie lässt sich der Gewinn aus der Einführung eines neuen Produkts bewerten?

Nehmen Sie die geplante Verbesserung und prüfen Sie: Wie senkt sie die Kosten, wie steigert sie die Einnahmen oder wie verringert sie Risiken? Leistet die Einführung nichts davon, bringt sie auch keinen Gewinn.

Welche Fachleute braucht man für die Einführung eines ERP-Systems?

Für die Einführung eines ERP-Systems (Enterprise Resource Planning) brauchen Sie einen Projektmanager, einen Architekten (am besten sowohl einen Enterprise- als auch einen Solution-Architekten), Analysten, Berater und Entwickler.

Wie wählt man das richtige ERP-System aus?

Legen Sie Ihre funktionalen und nicht funktionalen Anforderungen und Einschränkungen fest. Holen Sie im Rahmen einer Ausschreibung Angebote für drei ERP-Systeme ein und ermitteln Sie das beste Preisangebot. Prüfen Sie außerdem die Bewertungen des Produkts oder des Anbieters, der die ERP-Software für das Finanzmanagement entwickelt.

Kurz zusammengefasst

Neuerungen im Finanzsektor verändern die Struktur eines Unternehmens grundlegend, machen es effizienter und helfen ihm, sich gegen den Wettbewerb durchzusetzen. Der Markt für ERP-Systeme wächst jährlich um 10 % und soll bis 2028 insgesamt die Marke von 90 Mrd. $ übersteigen. Beginnen Sie heute mit der Transformation Ihres Unternehmens, damit Sie morgen von den Vorteilen und einem schnellen ROI profitieren.